Monatsabschluss

Belegprüfung

Für Kunden mit Premium oder Enterprise Plattform bietet MOBIKO an, die Belegprüfung durchzuführen. Dabei wird eine 100% Prüfung der Mobilitätsausgaben vorgenommen. MOBIKO Nutzer können bis zum dritten Tag des Folgemonats Ausgaben einreichen, bevor der jeweilige Monat durch MOBIKO geschlossen wird. 
Haben Sie sich nicht für die Belegprüfung entschieden, können Sie selbst entscheiden ob alle Ausgaben freigegeben werden sollen oder nur ein Teil der Belege geprüft werden soll. Eine gesetzliche Vorgabe gibt es hierbei nicht. Es empfiehlt sich jedoch zumindest die steuerpflichtigen Mobilitätsausgaben vor Monatsabschluss vollständig zu prüfen.

Die Erstattungs- bzw. Abrechnungsdatei liegt monatlich im Download Center bereit.

Sie werden als Administrator - in der Regel am siebten Tag eines Monats - darüber benachrichtigt, sobald die Erstattungsdatei zum Download zur Verfügung steht. Die Benachrichtigung erhalten Sie per E-Mail an Ihre in MOBIKO hinterlegte E-Mailadresse.

Als Kunde mit der Plattform Lizenz Free übernehmen Sie die Belegprüfung selbst und schließen die Monate auch selbst ab.

Belegprüfung mit Lizenz "Free"

Gehen Sie wie folgt vor, um die Abrechnung vorzunehmen:

1. Melden Sie sich in Ihrem Account an unter der URL https://app.mobiko.net/

2. Auf der linken Seite navigieren Sie zu "Mobilitätsbudget" und anschließend zum Unterpunkt "Belegprüfung" (rot markiert)

   1. Sperren Sie zuerst den Belegupload mit dem Button rechts oben "Belegupload sperren". Dann können Ihre Mitarbeitenden keine Belege mehr einreichen und Sie können die Abrechnung vornehmen. 

   2. Prüfen Sie alle ungeprüften (rot markiert als Prüfstatus und als blaue Punkte in der Mitarbeiterliste) Belege und beachten Sie, dass Personalnummern bei allen Nutzern hinterlegt sind. 

      Nutzer ohne Personalnummer werden in der Abrechnungsdatei nicht berücksichtigt.

   3. Sie haben alle Belege überprüft? Dann klicken Sie auf den Button rechts oben "Monat abrechnen". Die Erstattungsdatei liegt nun im Download Center bereit. Dort können Sie die Datei herunterladen und in ihr Abrechnungssystem importieren. Eine Anpassung der Datei ist nicht notwendig.