Monatsabschluss

Als Kunde mit einer Plattform Lizenz höher als Free, Premium oder Enterprise, haben Sie eine Belegprüfung inkludiert.

MOBIKO übernimmt für Sie die Belegprüfung, sowie Abrechnung und Überprüfung aller anfallenden Monate. Die Erstattungs- bzw. Abrechnungsdatei laden Sie sich monatlich herunter aus dem Download Center, siehe eigenes Kapitel dazu. Sie werden als Administrator darüber benachrichtigt, sobald die Abrechnungsdatei zum Download zur Verfügung steht - dies ist jeder siebte Tag eines Monats. Die Benachrichtigung erhalten Sie per E-Mail auf Ihre in MOBIKO hinterlegte E-Mailadresse.

Als Kunde mit einer Plattform Lizenz Free übernehmen Sie die Belegprüfung sowie Monatsabschlüsse.

Generell gilt, dass drei Tage im Folgemonat eine Nachreichung für den Vormonat gegeben ist -> ich habe bis zum 03.09.24 die Möglichkeit Belege für August nachzureichen als Nutzer. Den Monatsabschluss führen Sie also nicht vor dem vierten Folgetag aus.

Gehen Sie wie folgt vor um die Abrechnung vorzunehmen:

1. Melden Sie sich in Ihrem Account an unter der URL https://app.mobiko.net/

2. Auf der linken Seite navigieren Sie zu "Mobilitätsbudget" und weiter im Dropdown zu "Belegprüfung" (rot markiert)

   1. Sperren Sie zuerst den Belegupload mit dem Button rechts oben "Belegupload sperren". Dann können Ihre Mitarbeitenden keine Belege mehr einreichen und Sie können die Abrechnung vornehmen. 

   2. Prüfen Sie alle ungeprüften (rot markiert als Prüfstatus und als blaue Punkte in der Mitarbeiterliste) Belege und beachten Sie, dass Personalnummern bei allen Nutzern hinterlegt sind. 

      Nutzer ohne Personalnummer werden in der Abrechnungsdatei nicht berücksichtigt. Sie werden hierzu monatlich per E-Mail benachrichtigt Personalnummern nachzupflegen, wenn notwendig.

   3. Sie haben alle Belege überprüft? Dann drücken Sie den Button rechts oben "Monat abrechnen".

      

   4. Überspringen Sie Punkt 2 und gehen direkt auf Punkt 3 zu, wenn Sie alle Belege für den abzurechnenden Monat geprüft haben

3. Auf der Linken Seite navigieren Sie zu "Mobilitätsbudget" und weiter im Dropdown zu "Ausgabenverwaltung" (über dem Punkt "Belegprüfung").

   1. Sperren Sie den Belegupload und rechnen Sie den Monat ab (rot markiert)

      

4. in beiden Fällen (Punkt 2 oder Punkt 3) können Sie nun nach der Abrechnung die Erstattungsdatei im Download Center (links im Adminbereich) herunterladen. (Download Center tbd)