Heimlademanager für E-Dienstwagen

Das MOBIKO Heimladen Modul ist die perfekte Lösung für die bisher aufwendige Rückerstattung von Heimladekosten von E-Dienstwagenfahrern.       

                                      

Heimladekosten einfach abrechnen – mit dem MOBIKO Heimlademanager

Mit dem MOBIKO Heimlademanager steht Unternehmen und Mitarbeitenden eine moderne und effiziente Lösung zur Verfügung, um Heimladekosten einfach, flexibel und nachvollziehbar abzurechnen.

Die Abrechnung erfolgt bequem über die MOBIKO App: Mitarbeitende laden ihre E-Autos an einer selbstgewählten Wallbox und erfassen dort ihre Lade- und Stromkosten basierend auf ihrem individuellen Stromtarif. Alle Nachweise werden digital übermittelt, gebündelt und monatlich als Datei an das Unternehmen übergeben – fertig zur Integration in die Lohnbuchhaltung. Die Erstattung erfolgt direkt über die Gehaltsabrechnung.

🔗 Zur Anleitung & Hilfe

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Die Vorteile auf einen Blick:

• Minimaler Verwaltungsaufwand:
  Keine manuelle Reisekostenabrechnung oder separate Banküberweisungen mehr.

• Automatisierte Abrechnung:
  Nahtlose Übergabe an die Lohnbuchhaltung – monatlich und gesammelt.

• Kostenersparnis für Unternehmen:
  Durch digitale Prozesse und geringeren Abstimmungsaufwand.

• Hohe Flexibilität für Mitarbeitende:
  Freie Wahl der Wallbox und des Stromanbieters.

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📽 So funktioniert der Heimlademanager:
▶️ Zum Erklärvideo

            

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FAQ – Heimladekosten abrechnen mit dem MOBIKO Heimlademanager

1. Wie funktioniert die Abrechnung grundsätzlich?

• Du lädst dein Dienstfahrzeug im laufenden Monat (z. B. August) und lädst einen Stromvertrag bei MOBIKO hoch, welcher von uns dann geprüft und genehmigt wird.

• Im Folgemonat (z. B. September) reichst du einen Sammelbeleg mit allen Ladevorgängen aus dem Vormonat ein.

• Nach Prüfung und Freigabe diese Ladebelege erfolgt die Erstattung mit dem übernächsten Gehalt (z. B. im Oktober).

         -> So funktioniert der Standardprozess:        

2. Wie installiere ich die MOBIKO App?

Um das Heimlademanager-Modul zu nutzen, installiere bitte die MOBIKO App auf deinem Smartphone:

• Für iOS (Apple):
  📲 Zur Anleitung (YouTube)

• Für Android:
  📲 Zur Anleitung (YouTube)

3. Was muss ich beim Einreichen meines Stromvertrags beachten?

Du musst deinen Stromvertrag im Bereich „Heimladen – Verträge“ hochladen.

Voraussetzung: gültiger Stromvertrag aus dem aktuellen Jahr erforderlich.

Ansicht in der MOBIKO App / Beispiel:

• Startdatum bedeutet:
  

  • Startdatum = meist der nächste Tag (z. B. morgen)                                                              Hinweis: Es zählt das Datum, ab dem der Vertrag für Erstattungen gelten soll, nicht das Vertragsabschlussdatum beim Stromanbieter! Bitte im Kalender den Tag auswählen.

  • Enddatum ist optional. Wenn gesetzt, erhältst du rechtzeitig eine Erinnerung zur Verlängerung.
    

• Arbeitspreis pro kWh (brutto):
  Dieser muss angegeben sein, sonst ist keine Abrechnung möglich.
  

  • Nur der brutto Arbeitspreis pro kWh zählt (keine Grundgebühren oder Pauschalen).
  • Plausibler Preis (z. B. 27,22 ct/kWh, keine unrealistischen Werte wie 0,0043 ct/kWh).
  • Falls nur der Nettopreis genannt ist: Nettopreis × 1,19 = Bruttopreis

Wichtig:
Bitte lade zuerst deinen Stromvertrag in der App hoch.
➝ Wir prüfen und geben diesen frei.
➝ Erst danach kannst du deine Ladenachweise einreichen.

4. Was muss ich beim Einreichen meiner Ladeaktivitäten beachten?

Ab wann kann ich Ladekosten einreichen?

• Nachweise können erst ab dem offiziellen Modul Startdatum des Unternehmens eingereicht werden. Jedes Unternehmen entscheidet hierbei selbst, wann sie das Modul starten möchten.

• Nachweise mit einem Datum vor diesem Startdatum können nicht berücksichtigt werden, da der Dienst erst ab diesem Zeitpunkt verfügbar ist. Eventuell könnt ihr es dann noch intern über die alte Methode abrechnen. Bitte wendet euch hierbei an eure HR Abteilung.

• Bei MOBIKO: Generell erst nach unserer Genehmigung des Stromvertrages. Denn es ist wichtig, dass das Datum der Ladeaktivität zum Zeitraum deines Stromvertrags passt, damit wir den korrekten kWh-Preis anwenden können.

Ansicht in der MOBIKO App:

Ladevorgänge aus dem aktuellen Monat

• Du darfst Ladeaktivitäten aus dem aktuellen Monat einreichen, sobald dein Stromvertrag genehmigt ist.

• Tipp: Lade idealerweise dein Fahrzeug am selben Tag, an dem du deinen Stromvertrag hochgeladen hast.

• Diese Ladeaktivität solltest du als „letzte Ladeaktivität“ in der App angeben – sie ist Pflichtangabe. Bitte wähle daher im Kalender den entsprechenden Tag aus.

Kann ich Lade-Nachweise rückwirkend einreichen?

Du kannst Belege für Ladevorgänge aus den letzten Tagen einreichen – vorausgesetzt:

• Eine rückwirkende Genehmigung ist nur in Ausnahmefällen möglich – und nur dann, wenn dein Arbeitgeber dies ausdrücklich erlaubt.

• der Stromvertrag deckt diesen Zeitraum ab.

• Die Belege dürfen nicht bereits über die alte Abrechnungsmethode eingereicht worden sein.

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Welche Ladebelege kann ich einreichen?

Sammelbeleg (Standardfall – empfohlen)

• Zusammengefasster Nachweis über alle Ladevorgänge eines Monats.

• Die kWh-Menge muss klar erkennbar und nachvollziehbar sein.

• Der Zeitraum muss dem Vormonat entsprechen.

✅ Wird akzeptiert, wenn:

• Abrechnungszeitraum = Vormonat

• kWh-Menge nachvollziehbar

• Strompreis entspricht dem eingereichten Vertrag

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Einzelbelege (Ausnahmefall)

• Nur möglich, wenn im Monat tatsächlich nur eine einzige Ladung stattgefunden hat.
  

⚠️ Hinweis:
Bitte künftig Sammelbelege einreichen, um den Prüfaufwand gering zu halten.

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Wie gehe ich vor, wenn ich keine Sammelrechnung der Ladeaktivitäten habe?

• Bitte reiche zwei Fotos von der Wallbox-Anzeige/Zählerstand ein:

  1. Zu Monatsbeginn

  2. Zu Monatsende

• Aus den Bildern muss dein Monatsverbrauch (in kWh) berechnet werden können.

• Bitte gib im Kommentarfeld deinen selbst berechneten Betrag inklusive der zugrunde liegenden Berechnung an.

   

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5. Wo finde ich weitere Informationen oder Hilfe?

• Erklärvideo zum Heimlademanager:
  ▶️ Video ansehen (YouTube)

• Weitere FAQs und Hilfestellungen:
  🔗 mobiko.net/faq-heimlademanager-mitarbeiter-de

📋 Checkliste für erfolgreiche Einreichung

FAQ – Dynamische Strompreise im Heimlademanager

Warum muss ich den Strompreis erst im Folgemonat einreichen?

Dynamische Strompreise stehen erst im Folgemonat zur Verfügung. Daher erfolgt die Abrechnung zeitversetzt.

Wie funktioniert der Einreichungsprozess konkret?

Beispiel – Ladevorgänge im Juli (Monat 1):

1. Im Juli:

   • Du lädst dein Fahrzeug mit einem dynamischen Stromtarif.

2. Im August:

   • Du erhältst den Strompreisnachweis für Juli.

   • Du reichst diesen Nachweis in MOBIKO ein und wählst:

     • Startdatum: z. B. 6.08.

     • Enddatum: 31.08.
       → Der Strompreis gilt für den gesamten August.

   • Nach Freigabe des Strompreises durch uns reichst du deinen Ladenachweis für Juli ein.

     • Der „Tag der letzten Ladeaktivität“ muss zwischen 6.08. und 31.08. liegen.

Warum darf das Enddatum nicht im Vormonat liegen?

Das System braucht ein gültiges Strompreis-Intervall im aktuellen Monat, um Ladevorgänge korrekt zuordnen zu können. Ohne gültigen Strompreis ist keine Einreichung möglich.

Kann ich Nachweise für vergangene Monate nachträglich einreichen?

Nein. Vergangene Monate wurden bereits abgerechnet und an den Arbeitgeber übermittelt. Eine rückwirkende Korrektur ist nicht möglich – aus Compliance- und Payroll-Gründen.

Wird das noch verbessert?

Ja. Das Heimlademanager-Modul ist neu und wird laufend weiterentwickelt. Wir arbeiten aktiv an klareren Prozessen, besseren Erklärungen und einer reibungsloseren Nutzerführung.