Grundlagen zum Heimlademanager für E-Dienstwagen - Was sollte ich darüber wissen?

Was ist das MOBIKO Heimladen Modul?

Der MOBIKO Heimlademanager ist eine moderne Lösung, mit der du deine Heimladekosten für dein E-Auto einfach, flexibel und nachvollziehbar abrechnen kannst.

📽 So funktioniert der Heimlademanager:
▶️ Zum Erklärvideo

Um das Modul beziehen zu können, musst du die MOBIKO App bitte auf deinem Laptop/Computer oder Smartphone installieren: Siehe Unsere MOBIKO App: PWA-Installation

Wie funktioniert die Abrechnung beim Heimladen grundsätzlich?

Du lädst dein E-Auto an deiner privaten Wallbox und erfasst deine Heimladekosten direkt in der MOBIKO App – basierend auf deinem individuellen Stromtarif und erhältst die Erstattung im Folgemonat.

🔁 Der Standardprozess Schritt für Schritt:

1. Fahrzeug laden:
   Du lädst dein Dienstfahrzeug im aktuellen Monat (z. B. August).

2. Stromvertrag hochladen:
   Du lädst deinen Stromvertrag in der MOBIKO App (z.B. für August) hoch. Dieser wird geprüft und freigegeben.
   

3. Ladenachweis einreichen:
   Im Folgemonat (z. B. September) reichst du einen Sammelbeleg mit allen Ladevorgängen aus dem Vormonat (August) ein.

4. Auszahlung über Gehalt:
   Nach Prüfung deiner Einreichung erfolgt die Erstattung mit dem Gehalt im Folgemonat.

Beispielhafter Ablauf:

Wie werden meine Nachweise übermittelt?

Alle Nachweise werden digital gesammelt, gebündelt und monatlich als Erstattungs-Datei an dein Unternehmen übermittelt.

Wie erhalte ich die Erstattung?

Die Erstattung deiner Heimladekosten erfolgt bequem und direkt über deine Gehaltsabrechnung.

Wie funktioniert die Abrechnung mit meinem Stromtarif und -vertrag?

Frage:
Wie wird mein individueller Stromtarif bei der Abrechnung der Heimladekosten berücksichtigt?

Antwort:
Du kannst deinen persönlichen Stromtarif ganz einfach in der MOBIKO-App hinterlegen. Dieser Tarif wird dann automatisch für die Berechnung deiner Heimladekosten verwendet.

Das hat den Vorteil, dass die Erstattung fair und exakt auf deinen tatsächlichen Stromkosten basiert – unabhängig davon, bei welchem Anbieter du bist oder welchen Tarif du nutzt.

MOBIKO sorgt dafür, dass dieser Prozess für dich einfach, transparent und flexibel bleibt – ohne zusätzlichen Aufwand.

Welche Wallboxen sind mit MOBIKO kompatibel?

Frage:
Kann ich meine eigene Wallbox für die Abrechnung nutzen – und gibt es Vorgaben für bestimmte Modelle?

Antwort:
Ja, du kannst grundsätzlich deine bestehende Wallbox verwenden, solange diese über einen separaten Stromzähler verfügt. Damit ist sichergestellt, dass die Abrechnung korrekt und nachvollziehbar erfolgt.

Du bist jedoch nicht auf bestimmte Modelle festgelegt, was dir maximale Flexibilität bei der Auswahl deiner Wallbox bietet. Zusätzlich arbeiten wir mit Partnern zusammen, die Wallboxen speziell für die Anforderungen der Dienstwagenabrechnung anbieten. Siehe hierzu in der MOBIKO App unter "Angebote & Rabatte" nach. 

Fazit:
Mit MOBIKO kannst du einfach und transparent die dir entstandenen Aufwendungen für das Heimladen erfassen und abrechnen.

Welche Vorteile habe ich durch das MOBIKO Heimlade-Modul?

• ✅ Minimaler Aufwand: Keine separate Reisekostenabrechnung mehr – deine Heimladekosten werden direkt über die MOBIKO App eingereicht und automatisch verarbeitet.

• ✅ Automatisierte Abrechnung: Alle eingereichten Nachweise werden monatlich gebündelt an deinen Arbeitgeber übermittelt – bereit zur Abrechnung über deine Gehaltsabrechnung.

• ✅ Steuerfreie Erstattung: Deine Heimladekosten werden dir steuerfrei erstattet.

• ✅ Berücksichtigung deines echten Stromtarifs: Deine individuelle kWh-Kosten laut Stromvertrag werden berücksichtigt – für eine faire und genaue Rückerstattung.

• ✅ Freie Wahl der Wallbox und des Stromanbieters: Du entscheidest selbst, welche Wallbox du nutzt und mit welchem Anbieter du deinen Stromvertrag abschließt.

• ✅ Weniger Abstimmungsaufwand für dich und dein Unternehmen: Durch die digitale Einreichung und automatisierte Prüfung entfällt der manuelle Verwaltungsaufwand – alles läuft im Hintergrund.
  
• ✅ Übersicht & Transparenz: Alle deine Einreichungen sind jederzeit in der App einsehbar – inklusive Status und Erstattungshistorie.
  
  
• ✅Einfache Abwicklung: Du musst nichts weiter tun – MOBIKO verrechnet alles automatisch über deine Gehaltsabrechnung

Heimladen-Modul vs. E-Laden über das Mobilitätsbudget – Was ist der Unterschied?

Es gibt zwei Möglichkeiten, deine Ladeaktivitäten über MOBIKO abzurechnen. Welche Option für dich gilt, hängt davon ab, welche Module dein Arbeitgeber für dich freigeschaltet hat.

1. Heimladen-Modul

Damit du das Heimladen-Modul nutzen kannst, muss dein Arbeitgeber dieses Modul für dich freischalten.
Nur dann erscheint die Heimladen-Kachel in deiner MOBIKO App.

Was bedeutet das konkret?

• Heimladen-Kachel sichtbar →
  Du kannst deine Ladevorgänge direkt über das Heimladen-Modul einreichen.

• Heimladen-Kachel nicht sichtbar →

  • Wenn dein Arbeitgeber nur ein Modul freigeschaltet hat, handelt es sich um genau dieses Modul – Heimladen steht dir dann nicht zur Verfügung.

  • Wenn dein Arbeitgeber mehrere Module anbietet, kann es sein, dass andere Module bereits aktiv sind, das Heimladen-Modul für dich jedoch noch nicht freigeschaltet wurde.
    👉 Bitte wende dich in diesem Fall an deine HR-Abteilung, damit die Freischaltung geprüft werden kann.

2. E-Laden über das Mobilitätsbudget

Wenn das Heimladen-Modul nicht für dich verfügbar ist, kannst du deine Ladeaktivitäten eventuell über dein Mobilitätsbudget einreichen – unter zwei Voraussetzungen:

• Die Mobilitätsbudget-Kachel ist in deiner App sichtbar.

• Die Kategorie „E-Laden (Privatfahrzeug)“ oder „E-Laden (Firmenwagen)“ ist für dich freigeschaltet.

Beispiel: Mobilitätsbudget + Deutschland-Jobticket + Heimladen Modul

Ab hier wird es noch überarbeitet!!!!!!!

Wie reiche ich eine Ladeaktivität in der MOBIKO App ein?

Folge dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung, um deinen Beleg richtig einzureichen:

1. Heimladen öffnen

Tippe im Hauptmenü auf das Heimladen-Modul.

2. Neue Ausgabe anlegen

Klicke auf das Plus-Symbol (+).

3. Beleg hochladen

Du kannst folgende Formate hochladen (bis 10 MB): PDF, Foto, Screenshot.

So lädst du den Beleg hoch:

• auf das Bild-Symbol tippen

• wählen, ob du ein Foto machst oder ein vorhandenes Bild/PDF/Screenshot nutzen möchtest
  

• danach wieder unten rechts auf den Pfeil tippe

4. Betrag & Ladedatum eingeben

Nur wenn alle Pflichtangaben ausgefüllt sind, wird der schwarze Pfeil aktiv und du kannst deine Belegeinreichung fortführen!

Gut zu wissen:
Du kannst Belege jederzeit einreichen – auch im Urlaub oder bei Krankheit – da die MOBIKO App auf Smartphone und Desktop nutzbar ist: MOBIKO App Installation - Wie installiere ich die App auf dem Smartphone oder auf dem Laptop?

5. Kommentar hinzufügen (optional)

Unter den Anmerkungen ("Kommentar-Funktion") kannst du z. B. angeben:

• Support-Ticketnummer, nur wenn du vom MOBIKO Support dazu aufgefordert wurdest

Tipp: Gib alle relevanten Informationen an. So machst du es der Belegprüfung leichter und vermeidest unnötige Ablehnungen.

8. Beleg einreichen

Tippe auf den grünen „Einreichen“-Button.

Status-Farben:

 Blau = erfolgreich eingereicht, kann von unserer Belegprüfung eingesehen und geprüft werden

 Gelb = nur Entwurf → wird NICHT geprüft, da wir den Beleg nicht einsehen können, solange er nicht aktiv eingereicht wurde. Sonderfall: Tritt nur bei Upload-Abbrüchen auf. Du wirst per E-Mail darüber informiert, dass du den Beleg noch aktiv einreichen musst.

 Rot = abgelehnt (du bekommst eine Ablehnungs-E-Mail), in welcher du mitgeteilt bekommst, warum er abgelehnt worden ist, um entweder eine Korrektur vorzunehmen oder einen anderen Beleg dafür einreichen zu können.

 Grün = geprüft/genehmigt → der Betrag ist damit vorgemerkt, dass du ihn im Folgemonat erstattet bekommst

Wie geht es danach weiter?

Zwischen dem 06. und 08. des Folgemonats werden alle genehmigten Ladeaktivitäten innerhalb einer Datei aufgelistet und an deine HR-Abteilung übermittelt.
Die Erstattung erfolgt anschließend mit deinem Folgegehalt.