Ladeaktivität - Wie reiche ich sie ein?

Damit deine Heimladekosten korrekt erstattet werden können, gibt es einige grundlegende Schritte und Regeln zu beachten. Nachfolgend zeigen wir dir, wie du in wenigen Schritten eine Ladeaktivität in der MOBIKO App einreichst – und worauf du achten solltest.

Ab wann kann ich Ladekosten einreichen?

Wenn dein Arbeitgeber den individuellen Strompreis gewählt hat:

• Du kannst Ladekosten erst einreichen, nachdem dein Stromvertrag von MOBIKO geprüft und freigegeben wurde.

• Ladenachweise dürfen nur ab dem Startdatum eingereicht werden, das im genehmigten Stromvertrag hinterlegt ist.

Wenn dein Arbeitgeber den durchschnittlichen Strompreis gewählt hat:

• Ein Stromvertrag ist nicht erforderlich.

• Du kannst sofort mit dem Einreichen deiner Ladenachweise beginnen.

Wichtig: Heimladekosten können nur für Zeiträume ab Beginn deiner MOBIKO Nutzung abgerechnet werden – eine rückwirkende Abrechnung für vergangene Monate ist nur möglich, wenn es freigegeben wurde.

So funktioniert die Einreichung – Schritt für Schritt

Ansicht innerhalb der MOBIKO App:

1. MOBIKO App öffnen

• Tippe auf das „+“ Symbol auf der Startseite.

• Wähle „Neue Ladeaktivität“ aus.

2. Ladenachweis hochladen

• Lade ein Foto, einen Screenshot oder ein PDF deines Ladenachweises hoch.

• Mögliche Nachweise: Zählerstände, Wallbox-Export, App-Übersicht etc.

• Max. Dateigröße: 10 MB

• Erlaubte Formate: PDF, JPG, PNG

3. Angaben ergänzen

Beispielbild:

Ladevorgänge einreichen

Bitte lade deine den Nachweis zu deinen Ladeaktivitäten immer im Folgemonat in MOBIKO hoch. 

So trägst du den Ladevorgang korrekt ein:

1. Geladene kWh-Menge eintragen:
   Gib die exakte Strommenge an, z. B. 44,00 kWh.

2. Datum des Ladevorgangs auswählen:
   Diese Angabe ist verpflichtend. Wähle im Kalender den genauen Tag deines letzten Ladevorgangs aus.
   

3. (Optional) Kommentar ergänzen:
   Falls du möchtest, kannst du einen Hinweis zur Berechnung oder zum Stromtarif hinzufügen.

4. Überblick bewahren

• Nach dem Einreichen findest du deine Einreichung unter „Diesen Monat eingereicht“.

• Dort siehst du Summe der eingereichten Ladungen in kWh und den entsprechenden Erstattungsbetrag.

Wichtige Hinweise zur Einreichung

• Einreichungen sind nur nach Genehmigung deines Stromvertrags möglich.

• Für das Datum deiner Ladeaktivität muss ein genehmigter Stromvertrags ( bei individuellen Strompreis) vorliegen.

• Bitte reiche immer vollständig nachvollziehbare Nachweise ein – reine Excel-Dateien werden nicht akzeptiert.

• Bei Nutzung von Zählerständen: zwei Fotos notwendig (Monatsanfang + Monatsende).

• Ladebelege dürfen nicht schon über eine andere Methode abgerechnet worden sein. 

Welche Nachweise können eingereicht werden?

Damit wir deine Heimladevorgänge korrekt prüfen und abrechnen können, ist ein geeigneter Nachweis über den geladenen Strom erforderlich. Hier findest du eine Übersicht über zulässige Belegarten:

✅ Gültige Nachweise für das Heimladen

1. Wallbox-Exporte / Ladeübersichten = auch Wandladestation genannt, ist eine feste Ladestation für Elektroautos, die in Garagen, an Carports oder an Wänden installiert wird
   ▪️ Wallboxen müssen nicht eichrechtkonform sein, ergo jede Wallbox mit gesondertem Zähler kann verwendet werden.  ▪️ Aus der Wallbox-App: Üblicherweise tabellarische Übersicht der Ladevorgänge eines Monats + muss Ladezeitraum,          geladene kWh und idealerweise Standort enthalten

2. Stromzählerstände (Vorher-Nachher-Fotos)
   ▪️ Vom separaten Stromzähler, der ausschließlich die Wallbox erfasst
   ▪️ Stromzähler kann im Keller, in der Tiefgarage oder direkt in der Wallbox verbaut sein
   ▪️ Aktuell müssen zwei Fotos pro Monat eingereicht werden (Anfangs- und Endstand)
   ▪️ Hinweis: MOBIKO entwickelt derzeit eine digitale Einreichungsstrecke – zukünftig wird nur noch der aktuelle Zählerstand benötigt, und die Differenz wird automatisch berechnet.

3. Ladeinformationen aus dem Auto (z. B. via Auto-App) können laut BMW (Bundesministerium der Finanzen) als Nachweis für das Heimladen verwendet werden.

❌ Nicht gültige Nachweise

• Reine Excel-Dateien, die manuell erstellt wurden
  → Diese sind nicht ausreichend, da sie veränderbar sind und keinen objektiven Nachweis darstellen.

Wann funktioniert MOBIKO nicht?                                                                                                                                                Wenn kein Nachweis über den geladenen Strom vorliegt – also weder ein Stromzähler, noch eine App oder ein Ladeexport vorhanden ist –, kann MOBIKO keine Abrechnung durchführen.

Welche Art von Ladebelegen kann ich einreichen?

Sammelbeleg (Standardfall – empfohlen)

• Zusammengefasster Nachweis über alle Ladevorgänge eines Monats.

• Die kWh-Menge muss klar erkennbar und nachvollziehbar sein.

• Der Zeitraum muss dem Vormonat entsprechen.

✅ Wird akzeptiert, wenn:

• Abrechnungszeitraum = Vormonat

• kWh-Menge nachvollziehbar

• Strompreis entspricht dem eingereichten Vertrag

Einzelbelege (Ausnahmefall)

• Nur möglich, wenn im Monat tatsächlich nur eine einzige Ladung stattgefunden hat.
  

Hinweis: Bitte künftig Sammelbelege einreichen, um den Prüfaufwand gering zu halten.

Wie gehe ich vor, wenn ich keine Sammelrechnung der Ladeaktivitäten habe, sondern nur Zählerstände?

Wenn dir keine monatliche Sammelrechnung deiner Wallbox oder App vorliegt, kannst du deinen Stromverbrauch auch manuell über Fotos der Zählerstände nachweisen.

So funktioniert’s – Schritt für Schritt:

1. Zählerstände fotografieren
   ▪️ Erstelle ein Foto des Zählerstands zu Monatsbeginn
   ▪️ Erstelle ein weiteres Foto zum Monatsende
   ➜ Beide Fotos müssen deutlich lesbar sein und den kWh-Stand zeigen

2. Verbrauch berechnen
   ▪️ Ziehe den Anfangsstand vom Endstand ab (z. B. 812,3 kWh – 768,1 kWh = 44,2 kWh)
   ▪️ Trage diesen Wert im Feld „kWh“ in der Einreichung ein

3. Kurze Erläuterung ergänzen
   ▪️ Gib im Feld „Anmerkungen“ eine kurze Erklärung ein, z. B.:
   „Verbrauch September: 812,3 – 768,1 = 44,2 kWh“

4. Datum festlegen
   ▪️ Wähle das Datum des letzten Zählerfotos als Einreichungsdatum

5. Einreichung abschließen
   ▪️ Klicke auf „Einreichen“, um den Vorgang abzuschließen

Für zukünftige Einreichungen beachten:

• Bitte immer zwei Fotos einreichen:
  ▪️ eines zum Start des Abrechnungszeitraums
  ▪️ eines am Ende

• Nutze bei der nächsten Einreichung das letzte Endfoto als neuen Startwert und ergänze es mit einem aktuellen Foto nach der nächsten Ladung.

Technische Hinweise:

Bitte achte darauf, dass …

• die Fotos nicht zu groß sind (unter 10MB)

• sie nicht schreibgeschützt sind

• alle Pflichtfelder in der Einreichung korrekt ausgefüllt sind

Falls wir deinen Lade-Beleg nicht einsehen können, bitten wir dich, entweder einen Screenshot oder ein Foto des Belegs hochzuladen oder den Beleg erneut abzuspeichern und erneut hochzuladen.

Antwort:

• Der Zähler, der für die Abrechnung deiner Wallbox-Stromkosten genutzt wird, darf nicht dein normaler Hausstromzähler sein. Er muss ausschließlich den Stromverbrauch deiner Wallbox messen — also getrennt vom restlichen Haushalt.

• Der Grund: Nur so kann klar und zuverlässig nachvollzogen werden, wie viele kWh tatsächlich fürs Laden des Fahrzeugs angefallen sind — und wie viele auf den übrigen Hausstrom. Eine Vermischung würde die Abrechnung unklar und fehleranfällig machen.

Welche Anforderungen gelten für den Stromzähler der Wallbox?

• Der Zähler sollte als separater Zähler installiert sein — z. B. ein eigener Zähler direkt an der Wallbox oder ein extern nachgerüsteter Zähler.

• Es reicht bei Heimladungen in der Regel nicht, den allgemeinen Hausstromzähler inklusive Haushaltsverbrauch zu verwenden — der Zähler muss die Ladeenergie der Wallbox isoliert erfassen. 

• Eine eichrechtskonforme (z. B. nach MID – Measuring Instruments Directive) Wallbox / Zähler ist vorteilhaft — insbesondere wenn eine exakte, prüfbare Abrechnung erfolgen soll. Viele Wallboxen unterstützen MID-Zähler.

Brauche ich eine eichrechtskonforme Wallbox für die Abrechnung?

Nein, für die Heimlade-Abrechnung eines Dienstwagens ist nicht zwingend eine voll eichrechtskonforme Wallbox erforderlich, wie sie für öffentliche Ladestationen vorgeschrieben ist.

Welche Zähler reichen aus?

Für die Abrechnung genügt ein MID‑Zähler oder ein separater, stationärer oder mobiler Zähler, der die kWh‑Menge des geladenen Stroms genau misst.

Warum reicht ein MID‑Zähler?

• MID‑Zähler sind zertifiziert, um Strom zuverlässig zu messen.

• Sie erfüllen die Anforderungen für die Dokumentation des Verbrauchs, die Arbeitgeber oder Steuerbehörden benötigen.

• Sie müssen nicht die strengeren Vorschriften für öffentliche Ladeinfrastruktur erfüllen.

Welche Voraussetzungen muss der Zähler erfüllen?

• Getrennte Messung: Der Zähler darf nur den Stromverbrauch der Wallbox messen, nicht den gesamten Hausstrom.

• Dokumentation: Die geladenen kWh müssen nachvollziehbar aufgezeichnet werden.

Kann ich auch einen mobilen Zähler nutzen?

Ja. Solange der Zähler die geladenen kWh zuverlässig misst und dokumentiert, kann er stationär an der Wallbox installiert sein oder mobil zum Einsatz kommen.

Fazit:

Für die steuerlich korrekte Heimlade-Abrechnung von Dienstwagen ab 2026 reicht ein MID‑konformer oder separater Zähler völlig aus.

Was bedeutet das für dich bei der Einreichung über MOBIKO?

Wenn du deinen Stromvertrag und die Wallbox über MOBIKO abrechnen willst, gelten folgende Schritte:

1. Separater Zähler für die Wallbox
   Stelle sicher, dass deine Wallbox über einen separaten Zähler verfügt — nicht über den Hausstromzähler.

2. Einreichen & Genehmigen des Stromvertrags
   Lade deinen Stromvertrag in der MOBIKO App hoch. Nach Prüfung und Freigabe durch MOBIKO kannst du erst danach deine Lade- bzw. Verbrauchsnachweise einreichen. 

3. Verbrauch dokumentieren
   Erfasse deine geladenen kWh korrekt — idealerweise mit Zählerstand oder Ladedaten der Wallbox / des Zählers. Damit wird gewährleistet, dass nur der Wallbox-Strom abgerechnet wird, nicht der Haushaltsstrom. 

4. Auch bei Photovoltaik-Anlage: Hausstrompreis zulässig
   Nutzt du zusätzlich eine PV-Anlage, beeinflusst das nicht zwingend die Abrechnung über MOBIKO — der “normale” Hausstrompreis kann für die Wallbox angesetzt werden, sofern du einen separaten Zähler verwendest. 

Was ändert sich ab 2026?

• Ab dem 01.01.2026 muss der Stromverbrauch beim Heimladen für Dienstwagen kilowattstunden-genau nachgewiesen werden — pauschale Abrechnungen sollen nicht mehr zulässig sein. 

• Der Nachweis kann durch einen stationären oder mobilen Stromzähler erfolgen — oder alternativ durch fahrzeugeigene Ladedaten, wenn diese zuverlässig dokumentiert sind. 

• Für dich heißt das: Der separate Wallbox-Zähler wird (noch) relevanter, um steuerlich und bei Erstattung korrekt abzurechnen.

Damit deine Heimladekosten korrekt erstattet werden können, beachte bitte folgende Hinweise rund um das Einreichen von Ladeaktivitäten und Nachweisen.

Ab wann kann ich Ladekosten bei MOBIKO einreichen?

Die Einreichung von Heimladekosten ist grundsätzlich erst ab dem offiziellen Startdatum des Heimladen-Moduls möglich – sobald dein Unternehmen den MOBIKO Vertrag abgeschlossen hat und der Firmenaccount aktiviert wurde.
➡️ Das Startdatum wird von deinem Arbeitgeber individuell festgelegt.

Wie funktioniert die 1. Einreichung in der MOBIKO App?

Wenn dein Arbeitgeber den nachgewiesenen Strompreis nutzt:

Hier ist die Einreichung erst möglich, wenn dein Stromvertrag geprüft und genehmigt wurde, da die Erstattung auf dem im Stromvertrag angegebenen Preis pro kWh basiert.

So gehst du nach der Genehmigung vor:

1. Lade dein Fahrzeug – idealerweise am Tag der Stromvertragseinreichung.

2. Gib diesen Tag als „Letzte Ladeaktivität“ in der App an
   – oder ein Datum innerhalb des Zeitraums, den dein Stromvertrag abdeckt
   (Auswahl erst ab deinem Registrierungsdatum möglich).
   ➜ Diese Angabe ist verpflichtend.

3. Reiche deine kWh-Nachweise (z. B. Zählerstände, Wallbox-Berichte, App-Exporte) über die Einreichungsmaske ein.

➡️ Wichtig: Das Datum der Ladeaktivität muss in den Zeitraum deines Stromvertrags fallen. Das System nutzt das Datum der letzten Ladeaktivität zusammen mit deinem Strompreis zur Berechnung der Erstattung.

Wenn dein Arbeitgeber den durchschnittlichen Strompreis zugrunde legt:

Dann ist kein Stromvertrag erforderlich, und du kannst sofort mit der Einreichung deiner Ladeaktivitäten beginnen.

So gehst du vor:

1. Lade dein Fahrzeug.

2. Gib das Datum deiner letzten Ladeaktivität direkt in der App an.

3. Reiche deine kWh-Nachweise ein.

➡️ Da kein individueller Strompreis hinterlegt wird, kann die Einreichung ohne vorherige Stromvertragsprüfung erfolgen.

Kann ich Nachweise auch rückwirkend einreichen?

Eine rückwirkende Einreichung von Ladebelegen ist in bestimmten Fällen möglich, wenn:

• der Stromvertrag den betreffenden Zeitraum abdeckt

• die Belege nicht bereits auf anderem Weg (z. B. alte Abrechnungsmethode) eingereicht wurden

• und dein Arbeitgeber dies ausdrücklich erlaubt

➡️ Bitte beachte: Rückwirkende Genehmigungen sind nur in Ausnahmefällen möglich.

So gehst du bei einer rückwirkenden Einreichung vor:

1. Wähle als „Datum des letzten Ladevorgangs“ ein Datum, das zwischen deiner Registrierung bei MOBIKO und dem Upload deines Stromvertrags liegt.                                                                                                                                         📌 Hinweis: Ein Datum vor deiner Registrierung kann systemseitig nicht ausgewählt werden.

    

   Beispiele zur Orientierung:

   • Beispiel 1:
     Du hast dich am 15. August registriert und deinen Stromvertrag am 16. September hochgeladen, der bereits genehmigt wurde.
     👉 Dann kannst du z. B. den 16. August als Datum des letzten Ladevorgangs auswählen.

   • Beispiel 2:
     Du hast dich am 16. September registriert und deinen Stromvertrag am 17. September hochgeladen.
     👉 In diesem Fall kannst du nur ein Datum zwischen dem 16. und 17. September wählen.

   Es kommt also immer auf dein Registrierungsdatum an – nicht nur auf das Datum des Stromvertrags-Uploads.

2. Gib im Kommentarfeld an, für welchen Zeitraum du den Nachweis einreichst – z. B.:
   „Nachreichung für Juli und August 2025“

Wenn du dir unsicher bist, ab wann du Belege einreichen darfst oder ob ein Nachweis gültig ist, kontaktiere gerne den MOBIKO Support oder deine interne HR-Ansprechperson.

Technische Hinweise zur Einreichung deiner Belege

Damit deine Ladebelege problemlos verarbeitet werden können, beachte bitte Folgendes:

Was du beim Upload beachten solltest:

• Die Dateigröße der Fotos sollte unter 10 MB liegen.

• Die Dateien dürfen nicht schreibgeschützt oder verschlüsselt sein.

• Alle Pflichtfelder in der Einreichung müssen korrekt ausgefüllt sein.

Mein PDF-Upload kann nicht verarbeitet werden – was tun?

Einige Unternehmen nutzen Sicherheitsrichtlinien, die PDF-Dateien automatisch verschlüsseln, wenn sie z. B. auf einem Firmenlaptop gespeichert oder bearbeitet werden – auch ohne dein Zutun.

➡️ MOBIKO kann verschlüsselte PDF-Dateien leider nicht verarbeiten, da der Inhalt nicht ausgelesen werden kann.

👉 Deine Alternativen:

• Erstelle einen Screenshot mit allen relevanten Informationen und lade diesen hoch.

• Nutze ein privates Endgerät (Laptop oder Smartphone), um die PDF-Datei zu speichern und über MOBIKO hochzuladen.