Belegerfassung

Folgende Arten einer Rechnung/statt einer Rechnung werden akzeptiert:

Screenshot oder Foto des Kontoauszuges - bitte schwärze weitere Abbuchungsposten und deine IBAN

Foto oder erstelltes .pdf-Dokument einer Papierrechnung

Rechnungen als .pdf-Dokument aus E-Mail-Anhängen

Screenshot oder Foto eines Fahrtickets bzw. Online Tickets

Bitte achte darauf, dass alle Informationen auf den hochgeladenen Belegen gut leserlich sind. Wenn Informationen verdeckt werden führt dies zum Zurückweisen des Belegs.

Die MOBIKO App unterstützt folgende Upload-Formate in maximaler Größe von 10MB:

.pdf

.png

.jpg

.jpeg

Voraussetzung ist eine wahrheitsgemäße Angabe, dass die Leistung selbst in Anspruch genommen wurde, die Ausgabe einen Mobilitätsbezug erfüllt und bisher noch nicht erstattet wurde, weder im vergangenen Monat, noch über die Reisekostenabrechnung.

Grundsätzlich gilt:

Gib bitte immer das Rechnungsdatum bzw. Kaufdatum an, welches dir auf dem Beleg bzw. auf der Rechnung angeben wird. Dieses Datum muss zwingend zum aktuellen Monat passen: Dezember-Rechnungen müssen im Dezember-Budget eingereicht werden. Januar-Rechnungen im Januar-Budget, usw......

Jeder Beleg muss einzeln erfasst werden. Achte bitte auch darauf, dass es sich um eine richtige Rechnung handelt. Screenshots von Bestätigungsmails werden z.B. nicht akzeptiert.

Spätestens bis zum 3. des Folgemonats solltest du alle deine relevanten Belege eingereicht haben.

Denn danach können leider keine Korrekturen mehr vorgenommen werden, auch wenn deine Ausgabe im letzten Moment abgelehnt wurde.

-> Bitte reiche daher alle deine Belege schnellstmöglich ein, sodass wir noch Anpassungen für dich vornehmen können.

Am Besten setzt ihr euch einen Reminder zum 30./31. eines Monats.

4 Arten unserer Belegbearbeitung:

Unter dem Punkt "Eingereicht" hast du deinen Beleg tatsächlich eingereicht.

Unter dem Punkt "Entwurf" hast du nur einen Entwurf angefertigt, den Beleg aber nicht bei uns eingereicht, sodass du keine Erstattung mit dem Folgegehalt erhältst.

Unter dem Punkt "Abgelehnt" werden alle Belege eingeordnet, die durch unser Raster fallen (siehe Ablehnungsgründe). Reiche daher entweder einen geforderten Nachweis zusätzlich ein oder verwende eine andere Ausgabe.

Unter dem Punkt "Abgerechnet" fallen alle Belege, welche unsere Belegprüfung geprüft und genehmigt hat.

Achtung: Sofern du keine E-Mail-Nachricht von uns erhältst, wurde dein Beleg genehmigt, da wir uns nur mit dem User in Verbindung setzen, wenn wir den Beleg ablehnen.

Bitte beachte folgendes bei im Voraus buchbaren Verkehrsmitteln (z.B. Bahn):

Bei im Voraus gebuchten und bezahlten Verkehrsmitteln (z.B. Bahnkarten, Streifenkarten oder Mehrfahrtentickets für den ÖPNV) kannst du die Kosten sofort geltend machen, obwohl die Fahrt erst später stattfindet. Bitte reiche also die Rechnung oder den Beleg ein, sobald du ihn erhältst und gib immer das Belegdatum an, nicht das Reisedatum.

Beispiel: Du fährst im November mit dem Zug nach Berlin und hast dir bereits am 10. Juli das Zugticket gekauft. Du befindest dich im Budget-Monat Juli und trägst somit den 10. Juli als Rechnungsdatum in die Belegerfassungsmaske ein.