Monatsübersicht & Status - Wie ist die App aufgebaut?

Diese Informationen sind jederzeit über den Info-Button innerhalb der MOBIKO App und direkt im Bereich deines Mobilitätsbudgets abrufbar. So hast du alle wichtigen Hinweise zur korrekten Belegerfassung stets griffbereit.

Belege richtig einreichen und Fahrtzweck angeben

Anzahl eingereichter Belege

Du kannst so viele Ausgaben einreichen, wie du möchtest. Das kann nur zu deinem Vorteil sein! Wir optimieren, welche Ausgaben erstattet werden – zuerst steuerfreie, dann steuerbegünstigte und zuletzt steuerpflichtige. Auch wenn dein Budget überschritten wird, musst du dir keine Sorgen machen, denn Beträge können aufgeteilt werden. Reiche alle Ausgaben für deine Mobilitätsarten ein, um das Maximum aus deinem Budget herauszuholen.

Korrekte Rechnungsanschrift

Wenn auf dem Beleg eine Rechnungsanschrift steht, achte bitte darauf, dass deine Privatanschrift vermerkt ist und nicht die Firmenadresse.

Rechnungsdatum oder Fahrtdatum

Das Rechnungsdatum entspricht meist deinem Fahrtdatum und muss zum aktuellen Monat passen. Das Rechnungsdatum ist entscheidend.

Verfügbare Mobilitätsarten

Welche Mobilitätsausgaben du grundsätzlich einreichen kannst, siehst du beim Erfassen unter dem Punkt "Mobilitätstyp".

Kosten anderer Passagiere

Sind auf deiner Rechnung Kosten für weitere Personen aufgeführt? Kein Problem, reiche die Rechnung ein und erfasse nur deine persönlichen Ausgaben und die anderen Ausgaben unter "Kosten für Dritte".

ÖPNV-Abo einreichen

ÖPNV-Jahresabos mit monatlicher Abrechnung können problemlos eingereicht werden. Erfasse dazu deine monatliche Rechnung oder die Lastschriftabbuchung.

Steuerpflichtig

Bei steuerpflichtigen Zuschüssen trägst du die Lohnsteuer und Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung selbst. Deshalb bekommst du nicht die volle Höhe erstattet.

Steuerfrei

Bei steuerfreien Zuschüssen erhältst du die volle Höhe der Ausgaben erstattet (bis zur Höhe deines Budgets). Diese sind sozialabgaben- und steuerfrei.

Fahrtzweck und Herkunft richtig angeben

Privatfahrt

Fahrten in deiner Freizeit oder nicht zum Arbeitsweg zählen als Privatfahrten. Beispiel: Mit der U-Bahn in die Stadt zum Einkaufen fahren.

Geschäftsfahrten

Geschäftsfahrten können nicht über dein Mobilitätsbudget abgerechnet werden.

Arbeitsweg

Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz gelten als Arbeitsweg und müssen aus steuerlichen Gründen so eingereicht werden. Beispiel: Taxi vom Zuhause zur Arbeit.

Inland

Fahrten, die im Inland starten und enden, gelten als Inlandsfahrten. Auch Fahrten, die im Inland starten und im Ausland enden, zählen dazu.

Ausland

Fahrten, die im Ausland starten oder enden, gelten als Auslandsfahrten. Auch Fahrten, die im Ausland starten und im Inland enden, zählen dazu.

 Detaillierte Auflistung deiner Ausgaben

Im Bereich „Mobilitätsbudget“ siehst du nicht nur dein aktuelles Restbudget, sondern auch eine chronologische Übersicht über deine bereits eingereichten und genehmigten Mobilitätsausgaben.

Beispielbild:

Budget - Verfügbar diesen Monat:

Zeigt dir den Betrag, den du im aktuellen Monat noch nutzen kannst.

Balken mit Legende:

• grün (verfügbar): Dein noch nutzbares Budget

• grau (verbraucht): Bereits ausgegebenes Budget

• hellgrau (pre-paid Benefit): Budget, das z. B. durch ein Firmenabo schon vorab verrechnet wurde

Monatsübersicht darunter:

• Sortierung nach Monaten:
  Du kannst deine Mobilitätsausgaben aus dem aktuellen und den vergangenen Monaten einsehen.

• Jeder Eintrag enthält:

  • Mobilitätskategorie (z. B. ÖPNV, Bikesharing)

  • Datum der Ausgabe

  • Erstattungsbetrag

  • Steuerstatus (z. B. „steuerfrei“)

  • Status-Icon (z. B. ✔ für genehmigt oder ⏳ für in Prüfung)

✅ Tipp:
Wenn du auf das „+“ Symbol klickst, kannst du direkt einen neuen Beleg hochladen und deinem Mobilitätsbudget zuweisen.

 Statusübersicht deiner Belege

Unter dem 2. Reiter in der MOBIKO App siehst du auf einen Blick, welche Belege eingereicht, in Bearbeitung, im Entwurf-Status sich befinden, abgelehnt oder bereits genehmigt sind.

Folgende Belegstatus werden angezeigt:

• • 📤 Eingereicht:
    Belege, die du erfolgreich eingereicht hast und aktuell in Prüfung sind

  • 📝 Entwurf:
    Belege, die du begonnen, aber noch nicht abgeschickt hast – du kannst sie jederzeit bearbeiten und einreichen. Erst dann können wir sie genehmigen.

  • ❌ Abgelehnt:
    Belege, die nicht genehmigt wurden – z. B. wegen falscher Kategorie, unklarer Angaben oder fehlender Nachweise
    👉 Tipp: Klicke auf den Beleg, um den Ablehnungsgrund einzusehen

  • ✅ Geprüft (Genehmigt):
    Belege, die vollständig geprüft und genehmigt wurden – dir wurde bereits oder wird bald der Betrag (steuerfrei oder steuerpflichtig) erstattet

 Historie deines Mobilitätsbudgets

Unter dem dritten Reiter in der MOBIKO App findest du eine Übersicht aller Mobilitätskategorien, die dein Unternehmen für dich freigegeben hat. So siehst du genau, welche Mobilitätsarten du mit deinem Mobilitätsbudget nutzen und abrechnen kannst.

Unter „Gesamtbudget“ wird dargestellt:

• Dein fixes monatliches Mobilitätsbudget

• Eventueller Übertrag aus dem Vormonat

• Abzüge wie z. B. Tankkarte oder Zuschüsse für das Jobticket

• Dein Budgetverfall ("Budgetübertrag aktiv bis")

Beispielbild:

✅ Deine Erlaubten Mobilitätstypen

Je nach Unternehmensfreigabe siehst du eine Übersicht der freigegebenen Mobilitätsarten, aufgeteilt nach:

• Privatfahrt (steuerfrei)

• Privatfahrt (steuerpflichtig)

• Arbeitsweg (steuerfrei)
• Arbeitsweg (steuerpflichtig)
  

• Auslandsfahrten mit jeweiliger Steuerkennzeichnung

Wichtig zu wissen: ALLE Mobilitätskategorien, die in deiner Übersicht angezeigt werden, wurden von deiner HR-Abteilung freigegeben. Du kannst sie daher bedenkenlos nutzen – nicht freigegebene Kategorien werden dort nicht angezeigt.

Beispielbilder:

Der Punkt „Angebote & Rabatte“ beinhaltet exklusive Partnerangebote, z. B. für:

Die hier aufgeführten Leistungen sind nicht automatisch erstattungsfähig über das Mobilitätsbudget. Der Hinweis im Screenshot macht das deutlich:

„Aufgrund der Budgetkonfiguration durch deinen Arbeitgeber kann es sein, dass du bestimmte Mobilitätsausgaben unserer Partner nicht einreichen kannst. Dennoch kannst du natürlich als MOBIKO Nutzer die Partnerangebote verwenden.“

💡 Das heißt konkret: