Statusübersicht - Was bedeuten „Eingereicht“, „Abgelehnt“, „Geprüft“ und „Entwurf“?

Damit deine Belege problemlos genehmigt werden können, beachte bitte die folgenden Punkte – sie gehören gleichzeitig zu den drei häufigsten Ablehnungsgründen:

• Rechnungsdatum:

  • In den meisten Fällen ist das Rechnungsdatum entscheidend – außer beim Deutschlandticket.

• Deutschlandticket:

  • Reiche einen Nachweis ein, auf dem dein Name oder deine Abo-Nummer eindeutig zu erkennen ist.

• Zugtickets für mehrere Personen:

  • Bitte getrennt einreichen:

    • Deinen Anteil unter „Zug Fernverkehr“

    • Den Anteil der anderen Person unter „Kosten für Dritte“
      ➤ mit einem Hinweis im Kommentarfeld, um wen es sich handelt.

    • ⚠️ Wichtig: Es können nur Angehörige ersten Grades oder Personen aus deinem Haushalt (z. B. Partner:in) berücksichtigt werden.

Allgemeine Ablehnungsgründe:

Es gibt verschiedene Gründe, warum ein Beleg abgelehnt werden kann:

• Der Beleg ist nicht leserlich

• Du hast versehentlich den falschen Beleg hochgeladen

• Deine Angaben widersprechen dem Beleg

• Es handelt sich nicht um eine Mobilitätsausgabe

• Pro Monat wird eigentlich nur ein Deutschlandticket genehmigt 
• Wir können den Beleg nicht einsehen -> Screenshot hochladen, anstatt pdf. Format
• Reiche einfach besser mit dem + Symbol innerhalb der MOBIKO App mehrere Nachweise hoch, sodass du einer Ablehnung entgehst.

📌 Tipp:
In vielen Fällen kannst du den Fehler selbst beheben, z. B. durch Hochladen des richtigen Belegs oder Korrektur der Angaben.
Bitte reiche deine Korrektur spätestens bis zum 3. des Folgemonats ein, damit sie berücksichtigt werden kann.

Lies dir bei Unsicherheiten gern den Hilfeartikel zur Belegerfassung durch: Einreichung von Belegen - Wie reicht man Belege richtig ein?

Was passiert, wenn mein Beleg abgelehnt wird?

Wird dein Beleg abgelehnt, erhältst du eine Benachrichtigung per E-Mail an deine hinterlegte (Firmen-)E-Mail-Adresse.

In der Regel enthält die E-Mail auch einen kommentierten Hinweis von der Belegprüfung, der dir erklärt, warum der Beleg abgelehnt wurde und wie du ihn korrigieren und erneut einreichen kannst (siehe auch: Einreichung von Belegen - Wie reicht man Belege richtig ein?)

Hier findest du alle Ablehnungsgründe aufgelistet und was du in diesen Fällen tun kannst:

1. Ausgabe ist nicht für aktuellen Monat relevant. Das Kaufdatum/Rechnungsdatum liegt in der Vergangenheit.

Das Rechnungsdatum liegt außerhalb des aktuellen Kalendermonats.
MOBIKO prüft nach Rechnungsdatum, nicht nach Nutzungsdatum.
Bitte prüfe, ob du versehentlich einen alten Beleg eingereicht hast.

2. Leider ist auf der Quittung kein Rechnungsdatum angegeben.

Ohne Rechnungsdatum ist keine Zuordnung zum Abrechnungszeitraum möglich.
Oder: Das eingetragene Datum weicht vom Beleg ab.
Bitte korrigiere das Datum oder reiche einen vollständigen Beleg ein.

3. Rechnungsdatum stimmt nicht mit dem Beleg überein, bitte korrigiere dieses Datum.

Ohne Rechnungsdatum ist keine Zuordnung zum Abrechnungszeitraum möglich.
Oder: Das eingetragene Datum weicht vom Beleg ab.
Bitte korrigiere das Datum oder reiche einen vollständigen Beleg ein.

4. Benutzer ist nicht der Rechnungsempfänger, daher kann diese Ausgabe nicht genehmigt werden.

Nur Ausgaben auf deinen Namen sind erstattungsfähig.
➡ Wenn du für andere zahlst: Kategorie "Kosten für Dritte" verwenden (sofern freigeschaltet).

5. Leider ist dein Vorname/Nachname nicht derselbe wie auf der Rechnung. 

Dein Vor- oder Nachname stimmt nicht mit dem auf dem Beleg überein.
✉ Bei Namensänderung: support@mobiko.de kontaktieren.

6. Diese Ausgabe wurde bereits hochgeladen.

Doppelte Einreichungen sind nicht zulässig.
Bitte kontrolliere deine bereits hochgeladenen Ausgaben und reiche nur neue Belege ein.

7. Der Beleg ist nicht oder schlecht lesbar. Bitte lade die Ausgabe in besserer Qualität erneut hoch. Z.B. Screenshot statt pdf-Format.

Der Beleg kann nicht vollständig gelesen werden.
Bitte lade ihn erneut in besserer Qualität hoch – idealerweise als:

• PDF / Foto einer Papierrechnung

• Screenshot / Foto eines Kontoauszugs (IBAN & andere Posten bitte schwärzen)

• Screenshot / Foto eines Tickets

• PDF aus einer E-Mail
  Zulässige Formate: .pdf, .png, .jpg, .jpeg (max. 10 MB)

8. Dieser Beleg enthält nicht alle benötigten Daten. Bitte lade mit dem + Symbol in der Handy App einen weiteren Nachweis von deiner Ausgabe hoch.

Der Beleg muss folgende Informationen klar lesbar enthalten:

• Name
  
• Kaufpreis
  
• Rechnungsdatum (nicht das Reisedatum!)
  

Fehlt etwas, kannst du über das + Symbol in der App einen ergänzenden Nachweis hochladen.

9. Für diese Ausgabe fehlt die entsprechende Rechnung. Bitte lade eine entsprechende Rechnung oder einen Kontoauszug hoch.

Ein Screenshot oder App-Auszug reicht nicht aus.
Bitte lade eine offizielle Rechnung oder Kontoauszug hoch.

10. Guthaben und Gutscheine müssen vom Gesamtbetrag abgezogen werden. Bitte korrigiere deine Ausgabe.

Nur tatsächlich gezahlte Beträge sind erstattungsfähig.
Ziehe Rabatte oder Guthaben ab und reiche die korrigierte Ausgabe ein.

11. Leider wird diese Ausgabe von deinem Arbeitgeber nicht erstattet.

Dein Arbeitgeber hat diese Kategorie ausgeschlossen.
Reiche bitte eine andere Ausgabe ein, die zulässig ist.

12. Leider ist auf der Rechnung kein Preis angegeben.

Der Preis muss klar erkennbar sein.
Bitte reiche einen vollständigen Beleg ein.

13. Dies ist keine Mobilitätsausgabe.

Nur Ausgaben im Bereich Mobilität sind erstattungsfähig.
Siehe Beschreibung der Mobilitätstypen

14. Kosten für Dritte sind freigegeben. Bitte teile uns noch per Kommentar mit, ob es sich um eine/n Partner/-in oder Familienangehörige handelt.

Bitte gib im Kommentarfeld an, für wen die Ausgabe war (z. B. Partner, Kind).

15. Es sind mehrere Personen gelistet. Bitte teile den Gesamtbetrag durch die Anzahl, lade deinen Anteil hier hoch + den Restlichen in “Kosten für Dritte”.

Bitte teile den Betrag entsprechend auf:

• Deinen Anteil hier einreichen

• Rest ggf. unter "Kosten für Dritte" (wenn erlaubt)

16. Kosten für Dritte sind nicht freigegeben. Bitte korrigiere den Betrag auf deinen Anteil.

Dein Arbeitgeber erlaubt diese Kategorie nicht.
Bitte reiche nur deinen eigenen Anteil ein.

17. Kosten für Dritte sind von deinem Arbeitgeber nicht freigegeben.

Die gesamte Kategorie "Kosten für Dritte" ist für dich deaktiviert.
Diese Ausgaben können daher leider nicht erstattet werden.

18. Sammelbelege können nicht genehmigt werden. Bitte pro Beleg eine separate Ausgabe erstellen.

Bitte pro Ausgabe einen separaten Beleg einreichen.
Sammelbelege (mehrere Tickets in einem PDF) werden nicht akzeptiert.

19. Bitte benutze unseren Währungsrechner um den richtigen Wert erstattet zu bekommen. Klicke dazu auf das Euro Zeichen.

Beleg ist nicht in Euro? Dann:

• Originalbetrag eintragen

• €-Symbol für Umrechnung klicken

• Falls Währung fehlt: externen Rechner nutzen + Umrechnungsdatum im Kommentar angeben

20. Die Rechnungsadresse darf nicht auf die Firma lauten, da du es zweimal abrechnen könntest, einmal über die Reisekostenabrechnung + einmal über MOBIKO

Belege mit Firmenadresse können nicht eingereicht werden.
Nur privat ausgestellte Rechnungen sind zulässig.

21. Leider wird uns dein pdf Format nicht angezeigt, da eure Datenübertragung es blockiert. Bitte Screenshot (.png Format) hochladen.

In manchen Netzwerken werden PDF-Dateien blockiert.
Bitte lade stattdessen einen Screenshot im .png-Format hoch.

22. Bitte lade einen Nachweis hoch, auf dem Name oder DT-Abo-Nummer sichtbar sind.

Bitte lade einen Beleg mit Name oder Abo-Nummer hoch.
Nur so kann das Ticket eindeutig dir zugeordnet werden.

23. Sonstiger Grund

Da für diesen Beleg es keinen hinterlegten Ablehnungsgrund gibt, teilt dir der Belegprüfer hier mit, warum er abgelehnt worden ist.
Wende dich an support@mobiko.de

Damit MOBIKO deine Belege korrekt abrechnen kann, ist eine vollständige und richtige Einreichung besonders wichtig. Bitte achte bei jedem Beleg auf folgende Punkte:

• Name sichtbar – der Beleg muss eindeutig dir zugeordnet sein

• Kaufpreis sichtbar – vollständige und gut lesbare Preisangaben

• korrekter Kauf- bzw. Buchungsmonat – nicht der Reiseantrittsmonat oder ein anderes Datum

Warum wurde mein Beleg abgelehnt?

Es gibt verschiedene Gründe, warum ein Beleg nicht akzeptiert werden kann. Die häufigsten sind:

• Der Beleg ist nicht leserlich.

• Es wurde ein falscher oder unvollständiger Beleg hochgeladen.

• Die Angaben in der App stimmen nicht mit dem Beleg überein (z. B. falsches Datum oder Betrag).

• Es handelt sich nicht um eine zulässige Mobilitätsausgabe.

• Weitere Informationen dazu findest du im Hilfeartikel zur Beleg-Erfassung.

Wenn dein Beleg abgelehnt wurde, erhältst du automatisch eine E-Mail an deine hinterlegte Firmen- oder Privatadresse – häufig mit einem Hinweis des Prüfers, was genau korrigiert werden muss.

Wie korrigiere ich einen abgelehnten Beleg?

Die gute Nachricht: In den meisten Fällen kannst du den Beleg einfach selbst korrigieren und erneut einreichen.
So geht’s:

1. Öffne den abgelehnten Beleg in deiner MOBIKO-App.

2. Scrolle nach unten und klicke auf „Bearbeiten“.

3. Korrigiere die Angaben (z. B. Datum, Betrag, Kategorie) oder

4. lade den richtigen bzw. lesbaren Beleg erneut hoch.

5. Klicke auf „Einreichen“, um die überarbeiteten Daten erneut zu übermitteln.

Alternativ kannst du den fehlerhaften Beleg auch löschen und komplett neu einreichen – das ist oft der einfachste Weg.

Bis wann kann ich Änderungen vornehmen?

Bitte korrigiere deinen Beleg spätestens bis zum 03. des Folgemonats, damit er in der nächsten Abrechnung berücksichtigt werden kann.
Nach diesem Datum ist keine Änderung mehr möglich, da der Monat dann systemseitig geschlossen wird.

E-Mail-Benachrichtigung bei Ablehnung

Wenn ein Beleg abgelehnt wurde, erhältst du eine E-Mail wie diese (ggf. mit Kommentar des Prüfers), in der steht, wo genau das Problem lag und welche Korrekturen möglich sind.

Die Dauer der Belegprüfung kann leicht variieren. In der Regel wird dein Beleg innerhalb weniger Werktage nach der Einreichung geprüft und freigegeben.

Grundsätzlich prüfen wir alle eingereichten Belege regelmäßig – meist zweimal pro Woche. Bitte beachte, dass es insbesondere zum Monatsende zu einem höheren Aufkommen an Einreichungen kommen kann, wodurch sich einzelne Prüfungen etwas verzögern können.

Tipp:
Den aktuellen Status deiner Belege kannst du jederzeit direkt in der MOBIKO App im 2. Reiter „Statusübersicht deiner Belege“ einsehen.

Nein, ein Beleg im Status „Eingereicht“ wurde zwar erfolgreich hochgeladen und befindet sich aktuell in Prüfung, ist aber noch nicht final genehmigt. Das Budget wird in diesem Schritt bereits reserviert, jedoch ist die Auszahlung erst dann verbindlich, wenn der Beleg den Status „Geprüft“ (genehmigt) erhält.Spam-Ordner.