Einreichung von Belegen - Wie reicht man Belege richtig ein?

Privatfahrt

Fahrten in deiner Freizeit oder nicht zum Arbeitsweg zählen als Privatfahrten. Beispiel: Mit der U-Bahn in die Stadt zum Einkaufen fahren.

Geschäftsfahrten

Geschäftsfahrten können nicht über dein Mobilitätsbudget abgerechnet werden.

Arbeitsweg

Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz gelten als Arbeitsweg und müssen aus steuerlichen Gründen so eingereicht werden. Beispiel: Taxi vom Zuhause zur Arbeit.

Inland

Fahrten, die im Inland starten und enden, gelten als Inlandsfahrten. Auch Fahrten, die im Inland starten und im Ausland enden, zählen dazu.

Ausland

Fahrten, die im Ausland starten oder enden, gelten als Auslandsfahrten. Auch Fahrten, die im Ausland starten und im Inland enden, zählen dazu.

Was gilt grundsätzlich bei der Belegerfassung?

• Gib immer das Rechnungs- oder Kaufdatum an, das auf deinem Beleg steht — nicht den Nutzungszeitraum!

• Dieses Datum muss zum jeweiligen Abrechnungsmonat passen (z. B. Dezember-Rechnungen im Dezember-Budget, Januar-Rechnungen im Januar-Budget).

• Falls das Datum nicht passt, kontaktiere bitte den Admin oder den MOBIKO-Support.

• Jeder Beleg muss einzeln eingereicht werden: Sammelbelege oder Screenshots von Bestätigungsmails können wir leider nicht akzeptieren.

• Reiche deine Belege frühestmöglich und spätestens bis zum 3. des Folgemonats ein, damit noch Korrekturen möglich sind.

• Wir empfehlen, dir einen Reminder zum 30./31. eines Monats zu setzen, damit du keine Frist verpasst.

• Zusätzlich erhältst du zwei Erinnerungen per E-Mail: am 25. des aktuellen Monats und am 1. des Folgemonats.

Tipps für die richtige Belegeinreichung

• Anzahl der Belege: Reiche alle Ausgaben ein, die du möchtest. Mehr Belege helfen, dein Mobilitätsbudget optimal auszuschöpfen.

• Rechnungsanschrift: Stelle sicher, dass auf dem Beleg deine Privatanschrift steht und nicht die Firmenanschrift.

• Rechnungs- oder Fahrtdatum: Das Rechnungsdatum sollte zum aktuellen Monat passen.

• Mobilitätsart auswählen: Wähle beim Erfassen der Ausgaben immer die passende Mobilitätsart aus dem Dropdown-Menü „Mobilitätstyp“.

• Kosten für andere Personen: Falls weitere Personen auf der Rechnung stehen, erfasse nur deine persönlichen Ausgaben und reiche die anderen Ausgaben unter Kosten für Dritte ein.

• ÖPNV-Abo: Jahres-Abos mit monatlicher Abrechnung können eingereicht werden. Nutze dafür die monatliche Rechnung oder Lastschrift.

Belegbedingungen: Diese 5 Punkte müssen erfüllt sein

Eine Ausgabe ist nur erstattungsfähig, wenn alle der folgenden Bedingungen erfüllt sind:

1. Belegnachweis vorhanden
   Es liegt eine Rechnung, Quittung oder ein Ticket mit ausgewiesenen Mobilitätskosten vor.

2. Persönliche Nutzung
   Die Leistung wurde selbst in Anspruch genommen, nicht für Dritte (außer bei Freigabe durch den Arbeitgeber).

3. Zahlungsnachweis
   Die Ausgabe wurde tatsächlich bezahlt.

4. Mobilitätsbezug
   Die Ausgabe zählt zu den anerkannten Mobilitätstypen (siehe Übersicht in der App).

5. Keine Doppelerstattung
   Die Ausgabe wurde noch nicht eingereicht – weder in einem vorherigen Monat noch über die Reisekostenabrechnung.

Welche Belege akzeptiert MOBIKO?

Folgende Arten von Belegen kannst du bei uns hochladen – als Nachweis deiner Ausgaben:

• Screenshot oder Foto eines Kontoauszugs
  Bitte schwärze dabei sensible Daten wie deine IBAN und weitere Abbuchungen, die nichts mit der Ausgabe zu tun haben.

• Foto oder PDF einer Papierrechnung

• PDF-Rechnung aus einer E-Mail

• Screenshot oder Foto eines Fahrtickets bzw. Online-Tickets

Was muss ich beim Hochladen beachten?

• Alle Informationen auf dem Beleg müssen gut lesbar sein.

• Verdeckte oder unleserliche Angaben führen zur Ablehnung des Belegs.

• Unterstützte Upload-Formate: .pdf, .png, .jpg, .jpeg

• Maximale Dateigröße: 10 MB

Wichtig: Wenn ein zusätzlicher Nachweis erforderlich ist, kannst du diesen nur in der mobilen App über das „+“-Symbol hochladen.

Wenn für eine Belegeinreichung mehrere Nachweise erforderlich sind (z. B. Rechnung und Kontoabbuchung), kannst du diese nur über die MOBIKO App hochladen.

➡️ Nutze dazu das „+“-Symbol in der App, um weitere Dokumente hinzuzufügen.

Hinweis:
Die MOBIKO App ist für Smartphones, Laptops und Computer verfügbar.
Alle Informationen zur Installation findest du unter „App Installation“.

Du hast bei der Belegerfassung versehentlich einen Fehler gemacht? Kein Problem – du kannst deine Belege aus dem aktuellen Monat jederzeit bearbeiten.

So gehst du vor:

1. Klicke auf den Beleg, den du ändern möchtest, und dann auf „Bearbeiten“.

2. Folge erneut den Schritten zur Belegeinreichung.
   

3. In der Belegerfassungsmaske kannst du somit durch Antippen die jeweiligen Angaben korrigieren:

   • Betrag

   • Währung

   • Rechnungsdatum

   • Fahrtzweck

   • Mobilitätstyp

   • Herkunft (Inland / Ausland)

   • Bild der Ausgabe

4. Nach der Korrektur klicke auf „Direkt zum Einreichen“ und anschließend auf „Einreichen“, um den Beleg aktiv zu übermitteln.

⚠️ Wichtig: Wenn du den Beleg nicht aktiv einreichst, bleibt er im Entwurfsmodus (Draft). Du erhältst dann eine E-Mail-Erinnerung mit der Bitte, den Beleg noch einzureichen. Erst nach aktivem Einreichen ist der Beleg nach Genehmigung erstattungsfähig.

Tipp: Alternativ kannst du den fehlerhaften Beleg auch löschen und von vorne aktiv einreichen – das ist oft der einfachste Weg.

Wenn ein zusätzlicher Nachweis erforderlich ist, kannst du diesen nur in der mobilen App über das „+“-Symbol hochladen. Bitte lade dazu die MOBIKO App auf deinem Smartphone/Laptop/Computer herunter (siehe App Installation)

So funktioniert's danach:

1. Öffne den entsprechenden Beleg in der App.

2. Scrolle nach unten und klicke auf „Bearbeiten“.

3. Folge erneut den Schritten zur Belegeinreichung.

4. Bei dem Punkt "Beleg hochladen" klicke auf das „+“-Symbol, um ein zusätzliches Nachweisbild hinzuzufügen.

5. Klicke auf „Direkt zum Einreichen“ und anschließend auf „Einreichen“.

Tipp: Alternativ kannst du den fehlerhaften Beleg auch löschen und von vorne aktiv einreichen – das ist oft der einfachste Weg.

Ja, bestimmte Ausgaben dürfen gesplittet eingereicht werden – aber nur unter klaren Voraussetzungen.

Zulässige Splittungen:

🔸 Semestertickets oder Jahreskarten:
Wenn du dein Ticket im Voraus gezahlt hast (z. B. 6 Monate / 12 Monate), kannst du die Kosten anteilig pro Monat einreichen.
📝 Kommentarbeispiel: „Rate 3/6 – Semesterticket TU Berlin“ oder „Rate 5/12 – IsarCard Abo“

🔸 BahnCard:
Diese kann ebenfalls monatlich anteilig (1/12) eingereicht werden.
📝 Kommentarbeispiel: „Rate 1/12 – 35 € (05/2025)“

Wichtig:

• Originalbeleg mit dem Gesamtbetrag einreichen und nur den Teil-Betrag monatlich angeben.

• Begründung immer im Kommentarfeld angeben.
  

Nicht zulässig:

• Pauschale Splittungen ohne klare Begründung

• Fehlende oder unverständliche Kommentare

• Einzeltickets oder Mehrfahrtenkarten

Ob du Belege aus dem vergangenen Monat noch einreichen kannst, hängt vom Zeitpunkt deiner Registrierung und dem aktuellen Einreichungszeitraum ab. Hier findest du eine Übersicht der wichtigsten Regeln:

1. Registrierung im aktuellen Monat

Wenn du dich erst im aktuellen Monat registriert hast (z. B. zum 01.10.), ist das Einreichen von Belegen für den Vormonat (z. B. September) nicht möglich.
👉 Grund: Dein Arbeitgeber hat die Nutzung von MOBIKO erst ab dem aktuellen Monat freigegeben. Eine rückwirkende Nutzung ist in diesem Fall ausgeschlossen.

2. Belegeinreichung bis zum 03. des Folgemonats möglich

Wenn du bereits im vorherigen Monat für MOBIKO freigeschaltet warst, kannst du Belege aus diesem Monat noch bis zum 03. des Folgemonats einreichen.
Wichtig: Achte dabei auf folgendes:

• Reiche den Beleg über die MOBIKO App ein (👉 mobile.mobiko.net)

• Wähle beim Einreichen im Kalendermodul das Rechnungsdatum aus dem Vormonat aus
  (z. B. Einreichung am 02.10. → Rechnungsdatum im September auswählen)

Hinweis: Der Upload-Stopp erfolgt erst am 03. des Folgemonats ab ca. 23:00 Uhr

3. Zeitraum bereits verstrichen (nach dem 03.)

Wenn der Zeitraum zur Einreichung (bis einschließlich 03. des Folgemonats) bereits verstrichen ist, ist eine Einreichung nur in Ausnahmefällen möglich.

So gehst du vor:

1. Kontaktiere deine HR-Abteilung oder deinen Admin, um abzuklären, ob eine nachträgliche Einreichung noch genehmigt werden kann.

2. Falls erforderlich (z. B. bei monatlichem Budgetverfall), kann deine HR eine Budgetanpassung vornehmen.

3. Sende uns einen Nachweis (z. B. E-Mail-Korrespondenz mit HR), damit wir dir mitteilen können, wie du weiter vorgehst..

Tickets, die du im Voraus kaufst (z. B. Bahn-, Streifen- oder Mehrfahrtentickets), kannst du sofort einreichen – unabhängig vom Reisedatum.

🗓️ Wichtig: Immer das Kaufdatum angeben, nicht das Reisedatum.

Beispiel:
Ticket am 10. Juli gekauft, Reise im November → Beleg gehört ins Juli-Budget.

Beispiele für zulässige Ausgaben:
Zug Fernverkehr, Flug

Achtung: Das gilt nur für Mobilitätstypen/-kategorien, die in deinem Budget freigegeben sind. 

Bei gemeinsamen Fahrten (z. B. Zugfahrt mit Partner/in):

1. Kategorie „Kosten für Dritte (steuerpflichtig)“: Lade je einmal das Hin- und Rückfahrtticket hoch, trage den anteiligen Betrag (Gesamtsumme geteilt durch 2) ein. Wichtig: Bitte gib im Kommentarfeld den Verwandtschaftsgrad oder „Partner/in“ an (siehe Kategorie Kosten für Dritte).

2. Kategorie „Zug – Fernverkehr (steuerpflichtig)“: Lade deine eigenen Hin- und Rückfahrttickets hoch, ebenfalls mit dem anteiligen Betrag (geteilt durch 2).

Kurz gesagt: Wenn mehrere Personen auf einem Beleg stehen, teile den Gesamtbetrag durch die Anzahl der Personen (Achtung: Wer ist der Mitreisend? siehe Kosten für Dritte). Lade deinen Anteil wie gewohnt unter Zug-Fernverkehr hoch und den restlichen Anteil unter „Kosten für Dritte“ (gleicher Beleg kann verwendet werden).

Deine KFZ-Versicherung kannst du unter der Kategorie „Sonstiges“ oder „Fahrzeugnahe Dienstleistungen“ einreichen – vorausgesetzt, diese Kategorien sind von deinem Arbeitgeber freigeschaltet.

Best Practice:
Lade bitte zwei Belege über die Smartphone-App hoch:

• Die Zahlungsaufforderung (Rechnung) deiner KFZ-Versicherung

• Die Überweisungsbestätigung als Screenshot aus deinem Online-Banking

Welches Datum ist relevant?
Ist die Bezahlung später als das Rechnungsdatum erfolgt, zählt das Bezahldatum als maßgeblich für die Belegerfassung, nicht das Rechnungs- oder Fälligkeitsdatum. Bitte lade dafür einen Abbuchungsnachweis hoch.