Mobilitätsbudget - Was gilt bei Nutzung, Verfall und Ablauf?

In unserem Beitrag „MOBIKO PWA – Wie ist die MOBIKO App aufgebaut und was bedeuten die einzelnen Bereiche?“ erklären wir dir übersichtlich die Struktur der App und erläutern die Funktionen der einzelnen Bereiche, damit du dich schnell zurechtfindest.

Wo sehe ich mein Budget und die erlaubten Mobilitätsarten?

In der MOBIKO App findest du unter dem Reiter „Historie“ eine Übersicht deines Mobilitätsbudgets – inklusive:

• Deines monatlichen Budgets

• Möglichem Übertrag aus dem Vormonat

• Eventuelle Abzüge (z. B. Tankkarte, Jobticket)

• Dein Budgetverfall ("Budgetübertrag aktiv bis")

Außerdem werden dir dort alle von deinem Unternehmen freigegebenen Mobilitätsarten angezeigt – nach Steuerart und Nutzungszweck (z. B. Privatfahrt oder Arbeitsweg).
✅ Alles, was dort gelistet ist, darfst du auch nutzen.

 Beispielbild:

Das hängt von den Einstellungen deines Unternehmens ab:

• Manche Budgets verfallen am Monatsende

• Andere können in den nächsten Monat übertragen werden (Quartalsverfall, Halbjahresverfall, Jahresverfall)

Ob dein Budget übertragbar ist oder nicht, kannst du direkt in deinem MOBIKO-Account nachsehen oder bei deinem HR-Team nachfragen. 

Klicke dazu auf "Mobilitätsbudget" und dann auf das rot umkreiste Symbol im Screenshot.   

Dort wird dir dann eine Liste für den aktuellen Monat angezeigt.

Beispiel:

Je nach Einstellung deines Arbeitgebers kann dein Mobilitätsbudget monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich verfallen.

Hier findest du die wichtigsten Infos dazu:

🔁 Monatsverfall

• Verfall: Am Ende jedes Monats

• Beispiel: Budget für September verfällt am 30. September, wenn es nicht genutzt wurde.

📆 Quartalsverfall

• Verfall: Am Ende jedes Quartals

• Verfallmonate:

  Quartal	Zeitraum	Verfall am
  Q1	Januar – März	31. März
  Q2	April – Juni	30. Juni
  Q3	Juli – September	30. September
  Q4	Oktober – Dezember	31. Dezember

🌓 Halbjahresverfall

• Verfall: Zwei Mal im Jahr

• Verfallmonate:

  Halbjahr	Zeitraum	Verfall am
  H1	Januar – Juni	30. Juni
  H2	Juli – Dezember	31. Dezember

🗓️ Jahresverfall

• Verfall: Einmal jährlich

• Verfallmonat: 31. Dezember (Silvester)

⚠️ Hinweis: Gutscheine sind nicht immer erlaubt

Wichtig: Nicht alle Arbeitgeber erlauben den Einsatz von Gutscheinen.
Es kann daher vorkommen, dass ein eingereichter Gutscheinbeleg abgelehnt wird.

👉 Frage im Zweifel vorab bei deiner HR-Abteilung oder dem zuständigen Admin nach, ob Gutscheine bei deinem Unternehmen zulässig sind.

Wenn Gutscheine erlaubt sind, kannst du dein Mobilitätsbudget so clever nutzen und verhindern, dass es verfällt – zum Beispiel mit Gutscheinen für die Bahn, Tankstellen oder Fahrradzubehör.

Hier erfährst du, wie du dabei richtig vorgehst:

✅ 1. Kaufe deinen Gutschein im richtigen Monat

Achte darauf, deine Gutscheine in dem Monat zu kaufen, in dem dein Budget verfällt – zum Beispiel:

• März

• Juli

• August

• Dezember (z. B. zum Jahresende)

So wird das Budget fristgerecht genutzt und verfällt nicht.

🕓 2. Reiche den Gutschein rechtzeitig ein

Reiche deinen Gutschein noch im selben Monat ein, in dem du ihn gekauft hast – spätestens bis zum Monatsende (30. bzw. 31.).

Nutze dazu die passende Kategorie in der App – sofern von deinem Arbeitgeber freigegeben:

📄 3. Später mit dem Gutschein einkaufen & Beleg einreichen

Du musst den Gutschein nicht sofort einlösen. Du kannst damit auch Monate später etwas kaufen (z. B. ein Bahnticket oder Fahrradzubehör) und dann den Kaufbeleg in der App hochladen.

🔎 Wichtig: Vom Kaufpreis wird der bereits erstattete Gutscheinbetrag abgezogen. Nur der Restbetrag wird (steuerfrei oder steuerpflichtig) erstattet.

💡 Beispiel DB-Gutschein:

• Fall 1:
  Du kaufst einen Gutschein für 100 €
  → Später kaufst du ein Ticket für 80 €
  ✅ Kein weiterer Beleg nötig – du hast den Gutschein bereits eingereicht.

• Fall 2:
  Du kaufst einen Gutschein für 100 €
  → Später kaufst du ein Ticket für 150 €
  ✅ Du reichst den Restbetrag von 50 € als Beleg in der Kategorie Zug-Fernverkehr ein.
  👉 Dieser Betrag wird steuerpflichtig erstattet.

Dein monatliches Budget ist bereits ausgeschöpft? Glückwunsch – du hast MOBIKO optimal genutzt! 🎉
Aber: Du kannst trotzdem weiter Belege einreichen – und solltest das auch tun.

💡 Warum lohnt sich das?

Je mehr Mobilitätsbelege du einreichst, desto mehr Möglichkeiten hat unser intelligenter Steueralgorithmus, deine Ausgaben steuerlich zu optimieren.
➡️ So bekommst du am Ende des Monats die bestmögliche Rückerstattung – auch bei bereits ausgeschöpftem Budget.

🧠 Wie funktioniert das genau?

• Unser MOBIKO-Algorithmus prüft automatisch, wie deine eingereichten Belege am sinnvollsten abgerechnet werden.

• Dabei spielt die Reihenfolge der Einreichung keine Rolle – du kannst alles beliebig hochladen.

• Beim Monatsabschluss passiert Folgendes:

  1. Steuerfreie Belege (z. B. für ÖPNV, Fernzüge, etc.) werden zuerst berücksichtigt.

  2. Falls danach noch Budget übrig ist, werden auch steuerpflichtige Belege angerechnet – automatisch.

➡️ Ergebnis: Dein Budget wird optimal ausgeschöpft – und du bekommst mehr Netto vom Brutto zurück.

⚠️ Was, wenn ein Beleg abgelehnt wird?

Sollte ein Beleg mal zurückgewiesen werden und du ihn nicht rechtzeitig korrigierst, wird der Beleg dann einfach durch einen anderen Beleg ersetzen – solange er aus dem gleichen Monat stammt.
➡️ So geht nichts verloren, und dein Budget wird trotzdem voll genutzt.

📌 Fazit:

👉 Reiche alle Mobilitätsausgaben des Monats ein – auch wenn dein Budget schon aufgebraucht ist.
Nur so kann der Algorithmus das Maximum für dich herausholen – für eine höhere Rückerstattung und mehr Flexibilität.

Belege können grundsätzlich nur im jeweils aktuellen Kalendermonat eingereicht werden. Eine rückwirkende Abrechnung für Vormonate ist systemseitig nicht vorgesehen und daher in der Regel nicht möglich.

Auch wenn es verständlich ist, das Mobilitätsbudget zunächst anzusparen, um später höhere Beträge geltend zu machen, müssen die zugehörigen Belege dennoch in dem Rechnungsmonat eingereicht werden. Hintergrund ist, dass die Abrechnungsdaten monatlich an die Payroll deines Arbeitgebers übergeben werden.

Ausnahme:
Sollte in einem konkreten Fall doch eine nachträgliche Einreichung notwendig sein, ist hierfür eine schriftliche Genehmigung der HR-Abteilung deines Unternehmens erforderlich. Erst nach Vorliegen dieser Bestätigung kann eine manuelle Prüfung erfolgen.