Mobilitätsbudget - Was gilt bei Nutzung, Verfall und Ablauf?

In der MOBIKO App findest du unter dem Reiter „Budgetinformation“ eine Übersicht deines Mobilitätsbudgets – inklusive (siehe 3.Reiter in der MOBIKO App):

• Deines monatlichen Mobilitätsbudgets

• Möglichem Übertrag aus dem Vormonat

• Eventuelle Abzüge (z. B. Jobticket)

• Dein Budgetverfall ("Budgetübertrag verfällt")

Außerdem werden dir dort alle von deinem Unternehmen freigegebenen Mobilitätsarten angezeigt – nach Steuerart und Nutzungszweck (z. B. Privatfahrt oder Arbeitsweg).
-> Alles, was dort gelistet ist, darfst du auch nutzen.

Das hängt von den Einstellungen deines Unternehmens ab:

• Manche Budgets verfallen am Monatsende

• Andere können in den nächsten Monat übertragen werden (Quartalsverfall, Halbjahresverfall, Jahresverfall)

Ob dein Budget übertragbar ist oder nicht, kannst du direkt in deinem MOBIKO-Account nachsehen oder bei deinem HR-Team nachfragen. 

Klicke dazu auf "Mobilitätsbudget" und dann auf den 3.Reiter (Statistik-Emoji), dort wird dir dann eine Liste für den aktuellen Monat angezeigt.

Antwort:

Je nach Einstellung deines Arbeitgebers kann dein Mobilitätsbudget monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich verfallen. Es ist wichtig, dein Budget rechtzeitig zu nutzen, um den maximalen Vorteil zu erzielen.

Hier findest du die wichtigsten Infos dazu:

🔁 Monatsverfall

• Verfall: Am Ende jedes Monats

• Beispiel: Das Budget für September verfällt am 30. September, wenn es nicht genutzt wurde.

• Tipp: Reiche Belege regelmäßig ein, um sicherzustellen, dass dein Monatsbudget vollständig genutzt wird. 

  • z.B. Deutschlandticket korrekt einreichen: So stellst du sicher, dass dein Deutschlandticket korrekt berücksichtigt wird und dein Budget nicht verfällt

    • Monatlich einreichen: Pro Monat 1 Ticket hochladen.

    • Frühzeitig einreichen: Nicht bis zum Monatsende warten, Rückfragen können dann noch rechtzeitig geklärt werden. 

    • Vollständige Belege: Abo-Nummer oder Name + Gültigkeit für den Monat muss sichtbar sein.

    • Sammelrechnungen: Hochladen und im Kommentar angeben, ob das Rechnungsdatum oder der Nutzungszeitraum beachtet werden soll.

    • Maximales Budget beachten: Einreichung zweier Tickets im selben Monat werden nur zum maximalen monatlichen Budget erstattet. -> Nachteil, wenn Budget nur ein Ticket abdeckt.

• Einreichung stets bis zum 03. des Folgemonats mit einem Datum aus dem Vormonat möglich.

📆 Quartalsverfall

• Verfall: Am Ende jedes Quartals

• Verfallmonate:

• Tipp: Plane deine Belege so ein, dass du das gesamte Quartalsbudget vor dem Verfall nutzen kannst.

• Einreichung für März/Juni/September/Dezember möglich bis: 03.04. 23Uhr/ 03.07. 23Uhr / 03.10. 23Uhr/ 03.01. 23Uhr mit einem März, Juni, September oder Dezember-Datum

🌓 Halbjahresverfall

• Verfall: Zwei Mal im Jahr

• Verfallmonate:

• Tipp: Plane deine Belege so ein, dass du das gesamte Halbjahresbudget vor dem Verfall nutzen kannst.

• Einreichung für Juni/Dezember möglich bis: 03.07. 23Uhr / 03.01. 23Uhr mit einem Juni oder Dezember-Datum

🗓️ Jahresverfall

• Verfall: Einmal jährlich

• Verfallmonat: 31. Dezember (Silvester)

• Tipp:

  • Reiche möglichst viele Belege für das Jahr ein, bevor der Upload geschlossen wird.

  • Unser Steueralgorithmus rechnet zuerst alle steuerfreien Kategorien auf dein Budget an und füllt anschließend mit steuerpflichtigen Kategorien auf, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.

  • Belege, die bis zum Upload-Stopp am 03. Januar, 23:00 Uhr, für Dezember - mit einem Dezember Datum - eingereicht werden, werden noch berücksichtigt. Danach sind Einreichungen für das vergangene Jahr leider nicht mehr möglich.

Zusatzhinweise für alle Verfallsarten:

• Abgelehnte Belege: Wenn ein Beleg abgelehnt wird, kannst du ihn bis zum 03. des Folgemonats korrigieren, damit er noch berücksichtigt wird. Andernfalls ersetzt der Algorithmus den Beleg automatisch durch eine andere passende Ausgabe aus dem gleichen Zeitraum. Wie funktioniert der MOBIKO Steueralgorithmus?

• Regelmäßige Einreichung: Reiche deine Mobilitätsausgaben monatlich ein – auch wenn dein Budget scheinbar aufgebraucht ist. Nur so kann der Algorithmus das Maximum für dich herausholen.

Antwort:

Der Budget-Jahresverfall erfolgt in der Regel einmal jährlich zum 31. Dezember. Nicht genutztes Budget verfällt zu diesem Zeitpunkt automatisch.

1. Wo kann ich mein Budget prüfen?
   In der MOBIKO App unter 3. Reiter → Tab „Budgetinformationen“ siehst du:

   • Dein aktuelles Monatsbudget

   • Eventuelle Überträge aus dem Vormonat

   • Abzüge wie z. B. Jobticket-Zuschüsse

   • Informationen zum Budgetverfall 

   •  

     Beispielbild:

1. Belegeinreichung für Dezember:

   • Bis 03.01., 23:00 Uhr: Belege mit Dezember-Datum können noch hochgeladen werden und werden beim Jahresverfall berücksichtigt.

   • Nach 03.01., 23:00 Uhr: Der Upload ist geschlossen; Belege für das vergangene Jahr können dann nicht mehr berücksichtigt werden.

2. Budgetverfall vermeiden:
   Reiche möglichst viele passende Belege für Dezember ein. Unser Steueralgorithmus rechnet zuerst steuerfreie Kategorien auf dein Budget an und füllt anschließend mit steuerpflichtigen Kategorien auf, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. (Steuer - Was gilt bei der Versteuerung von Mobilitätsbudgets?

3. Was, wenn ein Beleg abgelehnt wird?
   Kein Stress!

   • Wenn ein Beleg abgelehnt wurde und du ihn rechtzeitig korrigierst (bis zum 03.01.), wird er ganz normal berücksichtigt.

   • Falls der Fehler nicht rechtzeitig behoben wird, ersetzt der Algorithmus den Beleg automatisch durch eine andere passende Ausgabe aus demselben Monat.

   • So geht nichts verloren, und dein Budget wird trotzdem voll genutzt.

Fazit:
Reiche alle Mobilitätsausgaben des Monats ein – auch wenn dein Budget schon aufgebraucht ist.
Nur so kann der Algorithmus das Maximum für dich herausholen – für eine höhere Rückerstattung und mehr Flexibilität.

Damit deine Mobilitätsbelege erfolgreich eingereicht und erstattet werden können, muss ausreichend verfügbares Budget in deinem MOBIKO-Account vorhanden sein. Hier erfährst du, wie du dein aktuelles Budget prüfst und was passiert, wenn es nicht ausreicht.

1. Wo sehe ich mein verfügbares Budget?

Du findest dein verbleibendes Budget direkt in der MOBIKO App:

1. App öffnen

2. Zum Dashboard oder Budgetbereich navigieren

3. Dort wird dir dein aktuelles Restbudget für den laufenden Monat angezeigt

Das Budget wird live aktualisiert – sobald ein Beleg genehmigt oder abgelehnt wurde, ändert sich dein verfügbares Budget automatisch.

2. Was passiert, wenn mein Budget nicht ausreicht?

Wenn dein Budget für den eingereichten Betrag nicht ausreicht, wird der Beleg:

• nicht automatisch abgelehnt,

• Sondern: Du kannst so viele Belege einreichen, wie du möchtest. Die Erstattung erfolgt jedoch nur bis zur Höhe deines verfügbaren Budgets. Dabei wird dein Budget automatisch steueroptimiert verwendet: Der Algorithmus verrechnet zuerst alle steuerfreien Kostenarten und füllt anschließend – sofern noch Budget übrig ist – mit steuerpflichtigen Belegen auf.

3. Kann ich Belege splitten, wenn sie höher sind als mein Budget?

Das hängt davon ab, ob die Kategorie Teilbeträge erlaubt.

• Falls Teilbeträge zulässig sind, kannst du den Beleg selbst manuell aufteilen.

• Falls nicht zulässig, muss der Beleg vollständig in einen Monat eingereicht werden, in dem genug Budget vorhanden ist und das Rechnungsdatum muss auf den Monat ausgewiesen sein.

Bei Unsicherheiten hilft ein kurzer Blick in die Kategorienauflistung Mobilitätskategorien - Wo reiche ich was ein?.

4. Was mache ich, wenn ich regelmäßig nicht genug Budget habe?

Falls du häufiger Belege einreichst, die dein Budget überschreiten, gibt es folgende Optionen:

• Prüfe, ob der Beleg aufteilbar ist (z. B.  → monatliche Rate).
  

• Reiche größere Belege gezielt immer in dem Monat ein, in welchem genügend Budget vorhanden ist. Hier ist jedoch das Rechnungsdatum entscheidend.

5. Was kann ich tun, wenn ich mir nicht sicher bin, ob mein Budget reicht?

Du hast zwei Möglichkeiten:

1. Vor dem Einreichen prüfen
   → Budget in der App anschauen und den benötigten Betrag vergleichen.

2. Im Zweifel einfach einreichen
   → Das System prüft automatisch, welches das Beste Ergebnis für dich ist. D.h. reiche für dein Budget so viele Belege wie möglich ein und wir generieren durch unseren Steueralgorithmus die Beste Lösung für dich.

Belege können grundsätzlich nur im jeweils aktuellen Kalendermonat eingereicht werden. Eine rückwirkende Abrechnung für Vormonate ist systemseitig nicht vorgesehen und daher in der Regel nicht möglich.

Auch wenn es verständlich ist, das Mobilitätsbudget zunächst anzusparen, um später höhere Beträge geltend zu machen, müssen die zugehörigen Belege dennoch in dem Rechnungsmonat eingereicht werden. Hintergrund ist, dass die Abrechnungsdaten monatlich an die Payroll deines Arbeitgebers übergeben werden.

Dein monatliches Budget ist bereits ausgeschöpft? Glückwunsch – du hast MOBIKO optimal genutzt! 🎉
Aber: Du kannst trotzdem weiter Belege einreichen – und solltest das auch tun.

Warum? Weil du mit weiteren – insbesondere steuerfreien – Ausgaben mehr Netto herausholen kannst.

Warum lohnt sich das?

Je mehr Mobilitätsbelege du einreichst, desto mehr Möglichkeiten hat unser intelligenter Steueralgorithmus, deine Ausgaben steuerlich zu optimieren.
➡️ So bekommst du am Ende des Monats die bestmögliche Rückerstattung – auch bei bereits ausgeschöpftem Budget.

Tipp:
Wenn du noch steuerfreie Ausgaben hast (z. B. ÖPNV), reiche sie unbedingt ein!
Damit kannst du mehr netto aus deinem Budget herausholen, weil steuerfreie Beträge vollständig erstattet werden.

Wie funktioniert das genau?

• Unser MOBIKO-Algorithmus prüft automatisch, wie deine eingereichten Belege am sinnvollsten abgerechnet werden.

• Dabei spielt die Reihenfolge der Einreichung keine Rolle – du kannst alles beliebig hochladen.

• Beim Monatsabschluss passiert Folgendes:

  1. Steuerfreie Belege (z. B. für ÖPNV, Nahverkehr, etc.) werden zuerst berücksichtigt.

  2. Falls danach noch Budget übrig ist, werden auch steuerpflichtige Belege angerechnet – automatisch.

➡️ Ergebnis: Dein Budget wird optimal ausgeschöpft – und du bekommst mehr Netto vom Brutto zurück.

Was gilt als steuerfrei?

Steuerfreie Mobilitätsausgaben: Steuer - Was gilt bei der Versteuerung von Mobilitätsbudgets?

Hier erhältst du deine Ausgabe ohne Abzüge mit dem nächsten Gehalt zurück.

• ÖPNV
• Nahverkehr (RE, RB)
• Fernverkehr für den Arbeitsweg (ICE, EC, TGV)
  

Wichtig:

• Arbeitsweg: Nah- und Fernverkehr steuerfrei
• Privatfahrten: nur Nahverkehr steuerfrei

Was ist steuerpflichtig?

Alle anderen Mobilitätsausgaben: Steuer - Was gilt bei der Versteuerung von Mobilitätsbudgets?

Hier werden Steuern je nach Steuerklasse, Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen abgezogen.

➡️ Aber auch diese Belege solltest du hochladen, denn sie helfen dabei, dein Budget optimal auszuschöpfen.

Was, wenn ein Beleg abgelehnt wird?

Kein Stress!
Wenn ein Beleg abgelehnt wurde und du ihn rechtzeitig korrigierst (bis zum 03. des Folgemonats), wird er ganz normal berücksichtigt.

Falls du den Fehler nicht rechtzeitig beheben kannst, ersetzt der Algorithmus den Beleg automatisch durch eine andere passende Ausgabe aus dem gleichen Monat.

➡️ So geht nichts verloren, und dein Budget wird trotzdem voll genutzt.

Fazit:

👉 Reiche alle Mobilitätsausgaben des Monats ein – auch wenn dein Budget schon aufgebraucht ist.
Nur so kann der Algorithmus das Maximum für dich herausholen – für eine höhere Rückerstattung und mehr Flexibilität.

Wie funktioniert der MOBIKO Steueralgorithmus?

Mehr Netto vom Brutto

Der MOBIKO Steueralgorithmus sorgt dafür, dass deine eingereichten Ausgaben immer so vorteilhaft wie möglich abgerechnet werden – aus steuerlicher Sicht.

Dabei wird automatisch geprüft, welche Ausgaben steuerfrei erstattet werden können und welche versteuert werden müssen. Dadurch wird dein Budget optimal aufgeteilt und du erhältst im besten Fall mehr Nettoauszahlung, ohne dass du dich um etwas kümmern musst.

Automatische Einordnung deiner Ausgaben

Du musst bei der Einreichung deiner Belege nur die richtige Kategorie auswählen – den Rest erledigt das System:

• Steuerfreie Mobilitätsausgaben (z. B. ÖPNV) werden bevorzugt berücksichtigt.

• Sobald dein steuerfreier Freibetrag ausgeschöpft ist, werden weitere Ausgaben automatisch als steuerpflichtig eingeordnet.

Du brauchst nichts weiter zu tun

Alles passiert im Hintergrund – du reichst wie gewohnt deine Belege ein, und das System sorgt dafür, dass die für dich bestmögliche steuerliche Abrechnung erfolgt.

Gut zu wissen

Der Algorithmus richtet sich immer nach der aktuell geltenden Gesetzeslage und deinem persönlichen Freibetrag. Dieser kann je nach Unternehmen und Budgethöhe variieren.