Mobilitätsbudget - Was gilt bei Nutzung, Verfall und Ablauf?

In der MOBIKO App findest du unter dem Reiter „Budgetinformation“ eine Übersicht deines Mobilitätsbudgets – inklusive (siehe 3.Reiter in der MOBIKO App):

• Deines monatlichen Mobilitätsbudgets

• Möglichem Übertrag aus dem Vormonat

• Eventuelle Abzüge (z. B. Tankkarte, Jobticket)

• Dein Budgetverfall ("Budgetübertrag verfällt")

Außerdem werden dir dort alle von deinem Unternehmen freigegebenen Mobilitätsarten angezeigt – nach Steuerart und Nutzungszweck (z. B. Privatfahrt oder Arbeitsweg).
-> Alles, was dort gelistet ist, darfst du auch nutzen.

Das hängt von den Einstellungen deines Unternehmens ab:

• Manche Budgets verfallen am Monatsende

• Andere können in den nächsten Monat übertragen werden (Quartalsverfall, Halbjahresverfall, Jahresverfall)

Ob dein Budget übertragbar ist oder nicht, kannst du direkt in deinem MOBIKO-Account nachsehen oder bei deinem HR-Team nachfragen. 

Klicke dazu auf "Mobilitätsbudget" und dann auf den 3.Reiter (Statistik-Emoji), dort wird dir dann eine Liste für den aktuellen Monat angezeigt.

Je nach Einstellung deines Arbeitgebers kann dein Mobilitätsbudget monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich verfallen.

Hier findest du die wichtigsten Infos dazu:

🔁 Monatsverfall

• Verfall: Am Ende jedes Monats

• Beispiel: Budget für September verfällt am 30. September, wenn es nicht genutzt wurde.

📆 Quartalsverfall

• Verfall: Am Ende jedes Quartals

• Verfallmonate:

  Quartal	Zeitraum	Verfall am
  Q1	Januar – März	31. März
  Q2	April – Juni	30. Juni
  Q3	Juli – September	30. September
  Q4	Oktober – Dezember	31. Dezember

🌓 Halbjahresverfall

• Verfall: Zwei Mal im Jahr

• Verfallmonate:

  Halbjahr	Zeitraum	Verfall am
  H1	Januar – Juni	30. Juni
  H2	Juli – Dezember	31. Dezember

🗓️ Jahresverfall

• Verfall: Einmal jährlich

• Verfallmonat: 31. Dezember (Silvester)

Damit deine Mobilitätsbelege erfolgreich eingereicht und erstattet werden können, muss ausreichend verfügbares Budget in deinem MOBIKO-Account vorhanden sein. Hier erfährst du, wie du dein aktuelles Budget prüfst und was passiert, wenn es nicht ausreicht.

1. Wo sehe ich mein verfügbares Budget?

Du findest dein verbleibendes Budget direkt in der MOBIKO App:

1. App öffnen

2. Zum Dashboard oder Budgetbereich navigieren

3. Dort wird dir dein aktuelles Restbudget für den laufenden Monat angezeigt

Das Budget wird live aktualisiert – sobald ein Beleg genehmigt oder abgelehnt wurde, ändert sich dein verfügbares Budget automatisch.

2. Was passiert, wenn mein Budget nicht ausreicht?

Wenn dein Budget für den eingereichten Betrag nicht ausreicht, wird der Beleg:

• nicht automatisch abgelehnt,

• Sondern: Du kannst so viele Belege einreichen, wie du möchtest. Die Erstattung erfolgt jedoch nur bis zur Höhe deines verfügbaren Budgets. Dabei wird dein Budget automatisch steueroptimiert verwendet: Der Algorithmus verrechnet zuerst alle steuerfreien Kostenarten und füllt anschließend – sofern noch Budget übrig ist – mit steuerpflichtigen Belegen auf.

3. Kann ich Belege splitten, wenn sie höher sind als mein Budget?

Das hängt davon ab, ob die Kategorie Teilbeträge erlaubt.

• Falls Teilbeträge zulässig sind, kannst du den Beleg selbst manuell aufteilen.

• Falls nicht zulässig, muss der Beleg vollständig in einen Monat eingereicht werden, in dem genug Budget vorhanden ist und das Rechnungsdatum muss auf den Monat ausgewiesen sein.

Bei Unsicherheiten hilft ein kurzer Blick in die Kategorienauflistung Mobilitätskategorien - Wo reiche ich was ein?.

4. Was mache ich, wenn ich regelmäßig nicht genug Budget habe?

Falls du häufiger Belege einreichst, die dein Budget überschreiten, gibt es folgende Optionen:

• Prüfe, ob der Beleg aufteilbar ist (z. B.  → monatliche Rate).
  

• Reiche größere Belege gezielt immer in dem Monat ein, in welchem genügend Budget vorhanden ist. Hier ist jedoch das Rechnungsdatum entscheidend.

5. Was kann ich tun, wenn ich mir nicht sicher bin, ob mein Budget reicht?

Du hast zwei Möglichkeiten:

1. Vor dem Einreichen prüfen
   → Budget in der App anschauen und den benötigten Betrag vergleichen.

2. Im Zweifel einfach einreichen
   → Das System prüft automatisch, welches das Beste Ergebnis für dich ist. D.h. reiche für dein Budget so viele Belege wie möglich ein und wir generieren durch unseren Steueralgorithmus die Beste Lösung für dich.

Belege können grundsätzlich nur im jeweils aktuellen Kalendermonat eingereicht werden. Eine rückwirkende Abrechnung für Vormonate ist systemseitig nicht vorgesehen und daher in der Regel nicht möglich.

Auch wenn es verständlich ist, das Mobilitätsbudget zunächst anzusparen, um später höhere Beträge geltend zu machen, müssen die zugehörigen Belege dennoch in dem Rechnungsmonat eingereicht werden. Hintergrund ist, dass die Abrechnungsdaten monatlich an die Payroll deines Arbeitgebers übergeben werden.

Ausnahme:
Sollte in einem konkreten Fall doch eine nachträgliche Einreichung korrekt sein, ist hierfür eine schriftliche Genehmigung der HR-Abteilung deines Unternehmens erforderlich. Erst nach Vorlage dieser Bestätigung kann eine manuelle Prüfung durch unser Team erfolgen. Anschließend informieren wir dich über das weitere Vorgehen und wie du den Beleg korrekt einreichen kannst.

Dein monatliches Budget ist bereits ausgeschöpft? Glückwunsch – du hast MOBIKO optimal genutzt! 🎉
Aber: Du kannst trotzdem weiter Belege einreichen – und solltest das auch tun.

Warum lohnt sich das?

Je mehr Mobilitätsbelege du einreichst, desto mehr Möglichkeiten hat unser intelligenter Steueralgorithmus, deine Ausgaben steuerlich zu optimieren.
➡️ So bekommst du am Ende des Monats die bestmögliche Rückerstattung – auch bei bereits ausgeschöpftem Budget.

Wie funktioniert das genau?

• Unser MOBIKO-Algorithmus prüft automatisch, wie deine eingereichten Belege am sinnvollsten abgerechnet werden.

• Dabei spielt die Reihenfolge der Einreichung keine Rolle – du kannst alles beliebig hochladen.

• Beim Monatsabschluss passiert Folgendes:

  1. Steuerfreie Belege (z. B. für ÖPNV, Fernzüge, etc.) werden zuerst berücksichtigt.

  2. Falls danach noch Budget übrig ist, werden auch steuerpflichtige Belege angerechnet – automatisch.

➡️ Ergebnis: Dein Budget wird optimal ausgeschöpft – und du bekommst mehr Netto vom Brutto zurück.

Was, wenn ein Beleg abgelehnt wird?

Sollte ein Beleg mal zurückgewiesen werden und du ihn nicht rechtzeitig korrigierst, wird der Beleg dann einfach durch einen anderen Beleg ersetzen – solange er aus dem gleichen Monat stammt.
➡️ So geht nichts verloren, und dein Budget wird trotzdem voll genutzt.

Fazit:

👉 Reiche alle Mobilitätsausgaben des Monats ein – auch wenn dein Budget schon aufgebraucht ist.
Nur so kann der Algorithmus das Maximum für dich herausholen – für eine höhere Rückerstattung und mehr Flexibilität.

Wie funktioniert der MOBIKO Steueralgorithmus?

Mehr Netto vom Brutto

Der MOBIKO Steueralgorithmus sorgt dafür, dass deine eingereichten Ausgaben immer so vorteilhaft wie möglich abgerechnet werden – aus steuerlicher Sicht.

Dabei wird automatisch geprüft, welche Ausgaben steuerfrei erstattet werden können und welche versteuert werden müssen. Dadurch wird dein Budget optimal aufgeteilt und du erhältst im besten Fall mehr Nettoauszahlung, ohne dass du dich um etwas kümmern musst.

Automatische Einordnung deiner Ausgaben

Du musst bei der Einreichung deiner Belege nur die richtige Kategorie auswählen – den Rest erledigt das System:

• Steuerfreie Mobilitätsausgaben (z. B. ÖPNV) werden bevorzugt berücksichtigt.

• Sobald dein steuerfreier Freibetrag ausgeschöpft ist, werden weitere Ausgaben automatisch als steuerpflichtig eingeordnet.

Du brauchst nichts weiter zu tun

Alles passiert im Hintergrund – du reichst wie gewohnt deine Belege ein, und das System sorgt dafür, dass die für dich bestmögliche steuerliche Abrechnung erfolgt.

Gut zu wissen

Der Algorithmus richtet sich immer nach der aktuell geltenden Gesetzeslage und deinem persönlichen Freibetrag. Dieser kann je nach Unternehmen und Budgethöhe variieren.